ایمیل های خود را مدیریت کنید

استراتژی هایی برای رام کردن صندوق ورودی ایمیل تان

صبح دوشنبه ست هنگامی که لیندا پشت میزش می نشیند، همان احساس آشنای دل آشوبه را در معده اش تجربه می کند او از روز پیش رویش نمی ترسد هراس او از صندوق ورودی ایمیل هایش است.

در ادامه با کلینیک اعصاب و روان هیربد همراه باشید.

لیندا مسئولیت یک تیم بزرگ را به عهده دارد او روزانه حداقل صد و پنجاه ایمیل دریافت می کند،خواندن این ایمیل ها و جواب دادن به همه ی آنها وقت زیادی می گیرد و عمده ی کارش عبارت است از نشستن روی صندلی و انجام دادن این کار روزانه (خواندن و جواب دادن به ایمیل ها).در نتیجه به شکل بارزی او از پروژه ها عقب می ماند همچنین تا دیر وقت می ماند تا عقب افتادگی خود را جبران کند.

هنگامی که ما به شکل صحیحی از این روش استفاده می کنیم، ایمیل یک ابزار ارتباطی فوق العاده مفید محسوب می شود اما مانند لیندا بسیاری از ما احساس درماندگی می کنیم با میزان زیاد ایمیل هایی که دریافت می کنیم و جواب هایی که باید به آنها بدهیم.

اگرچه برای مدیریت ایمیل روش هایی وجود دارد که به شما کمک می کنند فعال تر و سازنده تر باشید. در این مقاله و برای انجام این کار استراتژی های را بررسی می کنیم به طوری که شما بتوانید به کارتان ادامه دهید و در آن پیشرفت کنید.

نکته

به خاطر داشته باشید که ممکن است برای همه اثر گذار نباشد بنابراین هنگامی که به چگونگی مدیریت ایمیل تان فکر می کنید بهترین ایده و نظر خودتان را اعمال کنید.

چک کردن ایمیل

چک کردن ایمیل تان در طی روز می تواند یک روش موثر باشد برای اینکه صندوق ورودی ایمیل تان را در سطوح قابل مدیریت حفظ کنید. اگرچه تداخل های ثابت و حواس پرتی ناشی از چند کاری در این روش می تواند به شکل چشمگیری فعالیت و زایایی شما را تغییر دهد و توانایی شما را برای وارد شدن به جریان کار را کاهش دهد هنگامی که روی پروژه های باارزش کار می کنید.

یک استراتژی که شما می توانید از آن استفاده کنید عبارت است از چک کردن ایمیل ها تنها در ست پوینت ها (زمان های مشخص) در طول روز. به عنوان مثال شما ممکن است تصمیم بگیرید که اولین کاری که صبح، قبل از نهار یا در پایان روز انجام می دهید،  چک کردن ایمیل هایتان است.

اینجا،این استراتژی به شما کمک می کند که نرم افزار ایمیل تان را برای دریافت پیام تنها در زمان های مشخص تنظیم کنید به طوری که با ورود پیام ها حواس تان پرت نشود. اگر نمی توانید این کار را انجام دهید حداقل مطمئن شوید که هشدار های صوتی و تصویری را خاموش کرده اید. همچنین شما می توانید زمانی را اختصاص دهید به خواندن و جواب دادن به ایمیل ها پس از تمرکز طولانی مدت روی کارتان یا در زمانی از روز که انرژی و خلاقیت شما در پایین ترین حد خودش قرار دارد (این بدان معناست که شما می توانید کارهای باارزش تر را در زمان های دیگری انجام دهید).

مدیریت موثر و کارآمد ایمیل

مقاله ی ما با عنوان “آیا این یک کار صبحگاهی است؟” به شما کمک خواهد کرد مشخص کنید چه زمانی انرژی شما در پایین ترین سطح خودش است بنابراین شما می توانید زمان تان را به شکل صحیحی برنامه ریزی کنید. اگر شما از این بابت نگران هستید که همکاران، رئیس یا مراجعه کننده هایتان اذیت می شوند یا اینکه گیج می شوند از این که شما به سرعت جواب ایمیل شان را نداده اید بهشان توضیح دهید که شما فقط در زمان های خاصی ایمیل هایتان را چک می کنید و اینکه آنها می توانند به شما زنگ بزنند و یا از سیستم پیام صوتی استفاده کنند اگر کارشان ضروری است.

نکته

واضح است که در برخی از نقش ها، شما مجبور خواهید شد که بر اساس یک نظم مشخص ایمیل ها را چک کنید مخصوصا اینکه اگر در کار شما از ایمیل به عنوان یک ابزار ارتباطی مهم استفاده می شود. در کنار همه ی این استراتژی ها، بر اساس شرایط از ایده و نظر خودتان نیز استفاده کنید.

خواندن ایمیل

هنگامی که شما در حال خواندن ایمیل هستید، اگر از این زمان به شکل هوشمندانه ایی استفاده کنید نکنید می توانید ساعت های زیادی را هدر دهید.

ابتدا سعی کنید از “قانون دو دقیقه” (مفهومی از دید آلن نویسنده ی جامعه /بوکلن سایتس /گتینگ تینگز دان،php، گتینگ تینگز دان) استفاده کنید هنگامی که ایمیل تان را می خوانید -اگر خواندن ایمیل و جواب دادن به آن کمتر از دو دقیقه وقت تان را می گیرد آن را همان لحظه انجام دهید حتی اگر جزء اولویت هایتان محسوب نمی شود. ایده ی پشت این استراتژی این است که اگر فعالیتی کمتر از دو دقیقه طول می کشد همان لحظه آن را انجام دهید چرا که خواندن و سپس ذخیره کردن آن کار در لیست کارهایی که باید بعدا انجام شوند، زمان بیشتری می گیرد.

برای ایمیل هایی که خواندن و جواب دادن به آنها بیشتر از دو دقیقه طول می‌کشد، در تقویم تان زمانی را برنامه ریزی کنید و یا آن را به عنوان یک فعالیت به تو دو لیست تان (لیست کارها) اضافه کنید، که بعدا آنها را انجام دهید.

نکته

اغلب برنامه های ایمیل این امکان را برای شما فراهم می کنند پیام هایی را که نیاز به جواب دارند را مشخص، علامت دار یا ستاره دار کنید. بنابراین هر وقت که می توانید از این ویژگی های مفید و کاربردی استفاده کنید.

همچنین بسیاری از ما تذکر های داخلی بسیاری را دریافت می کنیم. اینها ایمیل های FYI هستند از طرف شرکت یا از طرف اعضاء تیمی که از ما می خواهند در حلقه بمانیم. اگر شما نام تان را به جای اینکه در فیلد To ببینید در فیلد cc ببینید احتمالا با یک ایمیل FYI مواجه اید. تصور کنید در یک پوشه ی to read(برای خواندن) آن را قرار داده اید هر وقت که زمان داشتید به آن بپردازید.

سازمان دهی کردن ایمیل

می توانید تصور کنید یک صندوق ورودی داشته باشید که چیزی در آن نباشد؟ به حقیقت پیوستن این ایده می تواند خیلی خوب باشد. اگرچه یک صندوق ورودی کاملا خالی (همچنین به آن صندوق ورودی صفر هم گفته می شود) ممکن است برای بسیاری از ما غیر واقعی به نظر برسد. تمیز نگه داشتن صندوق ورودی می تواند ما را مرتب تر و منظم تر کند و به ما کمک کند تا استرس را کاهش دهیم.

ابتدا یک سیستم پر کننده ی ساده را تنظیم کنید که به شما کمک می کند ایمیل تان را مدیریت کنید.

شما می توانید از دسته بندی های گسترده استفاده کنید تحت عنوان “اکشن آیتم”، “در حال انتظار”، “مرجع” و “آرشیو” اگر می توانید در بالاترین سطح پوشه هایتان قرار گیرید -مخصوصا پوشه های اکشن و در حال انتظار -شما می توانید از آنها به عنوان لیست غیررسمی تو دو برای روزتان استفاده کنید.

منظم کردن ایمیل

اگر دسته بندی های شما برای نیاز هایتان بسیار ساده به نظر می رسند شما می توانید یک سیستم جامع تر را تنظیم کنید به عنوان مثال شما می توانید برای هر پروژه یک پوشه ایجاد کنید یا مجموعه ی پوشه داشته باشید برای هر مراجع یا هر نمایندگی فروش. مزیت اینکه شما برای هر ایمیل پوشه ی خاصی ایجاد می کنید این است که جستجو برای میل های گذشته ساده تر می شود :به جای اینکه کل سیستم ایمیل تان را باز کنید، می توانید خیلی ساده در یک پوشه ی خاص جستجو کنید.

استفاده از قوانین

بیشتر برنامه های ایمیل مانند اوت لوک و جی میل به شما این امکان را می دهند که قوانین را ثبت کنید از جمله دسته بندی ایمیل ها در پوشه ی مخصوص به محض اینکه ایمیل وارد صندوق می شود.

به عنوان مثال شاید شما روزانه چندین ایمیل دریافت کنید که شما را از فروش مطلع می کنند، فروشی که شرکت شما داشته است. شما نیاز دارید که این ایمیل ها را دریافت کنید چرا که می خواهید بدانید چه اتفاقی افتاده است اما شما این ایمیل ها را نمی خواهید برای اینکه صندوق ورودی تان شلوغ و بهم ریخته شود.

این جا جایی ست که شما می توانید یک قانون تنظیم کنید و در برنامه ی ایمیل تان ایمیل هایی را که با جمله ی “اطلاعیه ی فروش” همراه هستند را به پوشه ی sales made بفرستید به محض اینکه وارد صندوق می شوند. این بدان معناست که شما نمی توانید به شکل دستی این ایمیل ها را فایل بندی کنید و این امکان را دارید که همه ی ایمیل های مربوط به فروش را در یک پوشه نگه دارید.

ایمیل های غیر ضروری

اگر شما مرتباً ایمیل هایی از این دست دریافت می کنید ؛خبرنامه ها، بلاگ ها و مقالات، می توانید آنها را از مسیر دیگری به آدرس ایمیل دیگری بفرستید یا از قوانین استفاده کنید به طوری که که آنها فورا به پوشه ی دیگری فرستاده شوند.

این کار باعث می شود صندوق ورودی اصلی شما تمیز و خالی بماند، همه ی آنها در یک مکان خواهند ماند آماده ی خواندن در زمان مناسب.

نکته :

شما می توانید یک دنیای متفاوت برای رئیس، همکاران و مراجعه کننده هایتان بسازید هنگامی که ایمیل های موثر و کارآمد می نویسید. این کار نه تنها آنها را از استرس و ناامیدی نجات می دهد بلکه ایمیل های کوتاه و شفاف همچنین می توانند زمان زیادی را ذخیره کنند -زمان شما و دیگران را.

عادت های تیمی خوب

یکی از بهترین کارهایی که شما می توانید انجام دهید برای محدود کردن تعداد ایمیل هایی که باید به آنها رسیدگی کنید عبارت است از تشویق کردن افراد به اینکه کمتر برای شما ایمیل بفرستند.

به عنوان مثال اگر اعضاء تیم مرتباً برای شما ایمیل های طولانی و مفصل می فرستند، آنها را مطلع کنید و بهشان بگوید کمتر برای شما ایمیل بفرستند به نرمی اما قاطعانه به آنها بگویید به دلیل مقتضیات زمانی تان، شما قدردان ایمیل هایی هستید که بیشتر از یک یا دو پاراگراف نیستند. هر ایمیلی که بیشتر از این باشد هشدار تماس تلفنی را دریافت می کند.

به عنوان راهی دیگر، آنها می توانند برای گفتگو کردن با شما به اراده تان سر بزنند. همچنین استراتژی های مفید ارتباطی و ایمیلی را در سازمان تان ارتقاء دهید، افراد را تشویق کنید که از استراتژی های مهم این مقاله استفاده کنند و همچنین استراتژی های ذکر شده در مقالات “نوشتن ایمیل موثر و کارآمد” و”استفاده از پیام فوری”.

نکات کلیدی

بیشتر ما احساس می کنیم که با تعداد زیاد ایمیل ها سردرگم شده ایم. اگرچه ایمیل ابزار ارتباطی مهمی به شمار می رود. مردم اغلب بیش از حد از آن استفاده می کنند. هنگامی که شما استفاده از ایمیل را به شکل موثری شروع می کنید ، شما می توانید به شکل موثری زایای و فعال بودن خودتان را ارتقاء دهید. برای کنترل مجدد صندوق ورودی تان با چک کردن و پردازش ایمیل تان تنها در ساعات مشخصی از روز شروع کنید. اگر شما بابت تاخیر در جواب دادن نگران هستید، به افراد اطلاع دهید که شما ایمیل هایتان را همیشه چک نمی کنید.

همچنین سعی کنید تا جایی که می توانید صندوق ورودی تان را پاک و خالی نگه دارید. با استفاده از پوشه هایی مانند “اکشن”، “در حال انتظار” و “آرشیو” ایمیل هایتان را سازمان دهی کنید. و هنگامی که شما ایمیل تان را چک می کنید از قانون دو دقیقه استفاده کنید -خیلی سریع به ایمیلی رسیدگی کنید که در دو دقیقه یا کمتر می توانید آن را بخوانید و جواب دهید.

شما همچنین می توانید ورود ایمیل هایتان را کاهش دهید با درخواست از مردم در این باره که کمتر برای شما ایمیل بفرستند و با حمایت و جانبداری از استراتژی های موثر ارتباطی و ایمیلی در سازمانی که برای آن کار می کنید.