برنامه ریزی و زمان شناسی

چیستی وچرایی

به راستی برنامه ریزی چیست؟ و چرا اهمیت دارد؟ اصول آن کدامند؟ لوازم آن چه می‌باشند؟ اینها سؤالاتی است که همواره افراد را احاطه می‌کند.

اساساً یکی از تفاوت‌های اساسی میان انسان و حیوان این است که حیوان فقط در زمان حال زندگی‌ میکند ولی انسان در سه زمان: گذشته، حال وآینده.

برای آدمی گذشته محمل تجارب است. و حال منزلگاه تصمیم گیری است  وآینده

 درادامه بامطالب کلینیک روانشناسی دکترهیربد همراه باشید.

سکوی رشد و ارتقاء

انسان با تجزیه و تحلیل رویدادهای گذشته، دست به برنامه ریزی زمان حال می زند و آینده را رقم می زند

 اگر اینکار را نکند در یک زندگی‌ خطی به سر میبرد و اصطلاحا گفته میشود اگر آدمی دست به تجزیه و تحلیل خود و برنامه‌های ش نزند هم تجزیه میشود و هم به تحلیل میرود!

امروزه متأسفانه به علت دغدغه‌های زندگی‌ تعداد بسیار کمی از مردم احساس میکنند وقت کافی در اختیار دارند. همه از کمبود وقت مینالند. طبق تخمین‌ها و برآوردهای انجام شده، حدود٣٠الی ۴٠درصد توان انسان‌ها به کار گرفته می شود و محاسبات نشان می دهد که افراد۶٠% از زندگی‌ کاری خود را هدر می دهند. بیشتر وقت ها، انرژیها، تواناییها و استعدادها به هدر میروند، چون شناخت کافی وجود ندارد.

این حالت خوش بینانه مسئله است چرا که یک نظریه دیگر میگوید که آدم‌ها هر اندازه هم از وقت، توان ذهنی، استعدادهای خدادادی و هوش و قوای ذهنی خود تا آخر عمر استفاده نمایند و تا حد انسانهای جاویدانی مثل ابن سینا، فارابی، ادیسون، داوینچی، ویلیام جیمز، رازی، حافظ و…. بالا بروند تنها از ۴% الی ۶% قوای خود استفاده نموده اند و نهایتا با٩۶ %الی ٩۴% توان استفاده نشده، دارفانی را وداع میگویند.

از طرفی نیز هدف‌ها روشن نیست وبرنامه ریزی ها و اولویت گذاری ها دقیق نمی‌باشد. و عامل بسیاری از بلاتکلیفی ها و سردرگمی ها در زندگی‌ فقدان مهارت اولویت گذاری در اهداف و زندگی‌ است.

محدوده عمر

عمر ما محدود است. ما یکبار فرصت زندگی‌ کردن داریم. امروزه طبق محاسبات انجام شده، یک انسان با امید به زندگی‌ طولانی، حداکثر ٢٠٠٠٠٠ (دویست هزار ساعت) از زمان را به عنوان وقت قابل استفاده در اختیار دارد.

 

 استفاده از سرمایه‌ی عمر

استفاده بهینه و بهتر از”زمان “ که هم محدود و هم بسیار ارزشمند است، تنها از طریق برنامه ریزی و”مدیریت زمان “ که هوشیارانه، مستمر و پایدار تدوین شده باشد، فراهم میشود.

مدیریت زمان که در واقع همان برنامه ریزی است به معنای تسلط وکنترل بر فرصت‌ها و جهت دادن به فعالیت هاست.

 برنامه ریزی فرصت‌ها

برای طراحی برنامه مناسب جهت استفاده از فرصت‌ها لازم است که هر فرد شبانه روز خود را به سه بخش تقسیم نماید:

بخش اول: صبح تاظهر 

بخش دوم: بعدازظهر

بخش سوم: شب

باید هر کدام از این بخش‌ها را دو قسمت کرد و هر قسمت را به فعالیت‌های دو ساعته تقسیم کرد.

بهتر است فعالیت‌های (علمی، اجرایی، شغلی وتفریحی) خود را در قالب این زمان‌ها تعریف کنیم و هر قسمت را بین یک الی یک و نیم ساعت و حداکثر تمام شش قسمت را در ٩ ساعت تقسیم نماییم. یم توانید زمانبندی های لازم را در لیست کاری خود بگنجانید.

افراد شاغل یا در حال تحصیل ممکن است کل صبح یا بعد از ظهر یا صبح و بخشی از بعد از ظهر را به شغل و تحصیل خود اختصاص دهند. آن‌ها روی وقت باقیمانده میتوانند برنامه ریزی نمایند. با این تقسیم بندی‌ در هر هفته ما میتوانیم ۴٢قاب زمان را احیا کنیم و فعالیت‌های خود را در قالب آن تعریف کنیم و اگر این قاب‌ها یک ساعتی باشند، باز هم در هر شبانه روز١٨ساعت از٢۴ساعت آزاد خواهند ماند؛ یعنی با احتساب اینکه ٢ ساعت صبح، ٢ ساعت عصر و ٢ ساعت شب را برای فعالیت‌های علمی، پژوهشی و… خارج کرده باشیم، باقیمانده هر روز١٨ساعت و درهفته ١٢۶ساعت آزاد خواهد ماند.

لذا میبینیم که در هفته، چقدر ما زمان را قربانی و فدا کرده ایم و این یعنی ذبح زمان یعنی نابودی فرصت ها.

 سرمایه عمر

سرمایه عمر آسان به کف نیامده است که آسان از دست رود. برنامه ریزی کمک میکند که به فعالیت‌های نظام یافته بنگریم و این نکته را مد نظر داشته باشیم که: “زمان در عصر ما، ساعت‌ها و روزها و هفته‌ها نیست؛ بلکه زمان بادقیقه وثانیه ولحظه مورد بحث و بررسی‌ قرار گرفته و فعالیت‌ها در قالب آن تعریف میشوند.

 افق شناسی درمهارت برنامه ریزی

متخصصان برنامه ریزی میگویند: نگرش انسان نسبت به آینده از زاویه سه افق صورت میگیرد:

١) افق باز         ٢) افق دور       ٣) افق روشن

 افق باز

افق باز ضامن مانور فکری آدمی نسبت به مصالح و مسائل پیرامونی و یکی از عوامل دوری آدمی از اندیشه‌های محدود و برنامه‌های جزئی نگر است. هر انسانی که از افق باز بهره مند است در برابر معادلات زندگی‌ به صورت خطی نمی‌اندیشد بلکه نگرش او حالت شبکه ای و گسترده دارد و راه حلهای مختلف را فقط از زاویه یک راه نمی‌بیند و به اصطلاح پژوهش گران، به ورطه تک سبب بینی نمی‌افتد.

لذا راههای مختلف را آزمایش میکند. افق باز روش مؤثری در نگرش است و در همه فعالیت‌های هدفمند به کار می آید.

 افق دور

یکی ازخصلت‌های ممتازانسان، خصلت دور اندیشی است. افق دور در نگاه و نگرش آدمی، ضامن شفاف شدن ابهامات آینده است وتصمیمات آتی را رقم میزند.

افراددوراندیش در مقایسه با دیگران، تصویری شفاف تر در مسائل، رفتارها، عکس العملها، رویدادها واتفاقات دارند.

 افق روشن

بهره مندی انسان از زاویه روشن و کم ابهام، با استفاده از دوافق قبلی میسّر است. افق روشن محصول دو افق دور و باز است.

افق روشن، میوه انسان در اصل برنامه ریزی صحیح، سریع وبهینه و کار آمد برای آینده در حال اتفاق است.

محصول این سه افق، بحث شناخت است. بنابراین سه افق اساسی برنامه ریزی عبارت است از:

١. خودشناسی.

٢. جهت بخشی فعالیتها.

٣. بهبودکیفیت زندگی‌ در ظرف زمان.

تا شناخت موجود نباشد، ضمانتی برای آینده وجود ندارد.

میتوان آینده را به زمان حال منتقل نمود، یعنی میتوان زمینه ساختن پله‌های آینده را در زمان حال بررسی‌ نمود و آن‌ها را شکل داد.

 نتایج مدیریت و برنامه ریزی صحیح زمان

▫ استفاده کارآمد و اثر بخش از وقت.

▫ فرصت بیشتر برای کارهای مهم و ضروری.

▫ تقویت مهارت تفویض اختیار و مقابله با کمالگرایی 

▫ فراهم کردن زمینه رشدکارکنان.

▫ افزایش احتمال دستیابی به اهداف.

▫ افزایش اثر بخشی وبهره وری.

 برای موفقیت دربرنامه ریزی مدیریت زمان ازخود سؤال کنیم؟

▫ آیا وقتمان را دربهترین حالت ممکن به کار میبریم؟

▫ آیاکارمهم تری نداریم که در این وقت انجام دهیم؟

▫ آیاکس دیگری نیست که بتواند همین کار را برای مان انجام دهد؟

برای استفاده بهتر از وقتمان؟

▫ کارهایی را که به ما مربوط نمی‌شود از برنامه مان حذف کنیم.

▫ کارهایی را که جزو وظایف ما هست دقیق تر وبهترانجام دهیم.

▫ همیشه سعی کنیم وقتمان را صرف کارهای مهم تر و باارزش ترکنیم.

پیتردارکر                                                                       

EFFICIENCY= DOING THE THING RIGHT

 کارائی= کار را درست انجام دادن (سنگ تمام گذاشتن).

EFFECTIVENESS= DOING THE RIGHT THING

اثربخشی= کار درست را انجام دادن (حسن انتخاب).