آیا تا کنون برای انتقال پیامتان تلاش کرده اید؟

مترجم: عاطفه غرقی، روانشناس

ممکن است جهت برنامه ریزی برای یک پروژه، ریاست یک جلسه اداری یا ارائه یک سخنرانی قانع کننده تلاش کرده باشید اما در حالی که سعی کردید بهترین عملکرد را ارائه دهید با نگاه های خالی و سکوت ناراحت کننده ای مواجه شده اید.

به احتمال زیاد، مشکل چندانی در آن­ چه که سعی کردید بگویید وجود نداشته است و باید تنها روی شیوه بیان مطالب کار می کردید.

در این مقاله، ما با نشان دادن ۶ حوزه ارتباطی به شما کمک خواهیم کرد تا بتوانید به بهترین شکل ممکن با دیگران ارتباط برقرار کنید.

  این شش حوزه ارتباطی جهت برقراری ارتباط موثر در انتقال پیام ، شامل موارد زیر هستند:

۱- درک مبانی

با توجه به گستره وسیع بسترهای ارتباطی موجود، مانند ایمیل، روش های بازاریابی، سخنرانی ها و سایر روش های نوشتاری و گفتاری، انتخاب یک رویکرد سیستماتیک جهت برقراری ارتباط، از اهمیت بالایی برخوردار است.

برای شروع، بهترین کار خواندن مقاله  چرخه ارتباطی است که مبانی استفاده از هر یک از رسانه ها را پوشش می دهد.

این مقاله یک روند ۶ مرحله ای برای سازماندهی و ارائه پیام و نیز یادگیری از بازخوردهایی که از دیگران دریافت می کنید را بررسی می کند.

به یاد داشته باشید که ارتباط، یک فرایند دو جانبه است: همان طور که صحبت می کنید یا پیام خود را ارائه می دهید، گوش دادن به پاسخ افراد نیز از اهمیت زیادی برخوردار است.

شما می توانید از طریق این آزمون، متوجه مهارت خود در گوش دادن شوید که به افزایش آگاهی شما در مورد این که چه افرادی برای ارتباط با شما تلاش می کنند، کمک خواهد کرد.

به عنوان مثال شما یاد می گیرید چگونه به صورت همدلانه به مخاطب خود گوش فرا دهید که نشان دهنده توجه و درک شما از صحبت های او باشد.

همچنین این گوش دادن فعال به شما کمک خواهد کرد تا قضاوت کردن را تا زمانی که همه صحبت های طرف مقابل را بشنوید به تاخیر بیندازید.

همان طور که این مهارت ها را کسب می کنید، متوجه می شوید که توسعه مهارت های ارتباطی تا حد زیادی باعث بهبود کیفیت روابط شما برای معرفی خود خواهد شد.

موفقیت در کسب و کار اغلب وابسته به توانایی شما در وقت شناس بودن، ایجاد همدلی و تلاش برای درک نقطه نظرات دیگران است.

هر چه بیشتر بتوانید همکاران و مراجعان را درک کنید، بهتر قادر خواهید بود که روابط با کیفیت تری با آن­ ها برقرار کنید.

روی هم رفته، این مهارت ها می­ توانند محیط کار شما را شادتر، منسجم تر و پر بازده تر کنند.

 

۲- برنامه ریزی برای ارتباط

هدف از برنامه ریزی ارتباطی، رساندن پیام درست به افراد درست و به شیوه درست است.

شاید ساده به نظر برسد اما برخی افراد در برنامه ریزی برای برقراری ارتباط درست، شکست می خورند.

این امر منجر به سوءتفاهم، سرخوردگی و از دست رفتن فرصت ها می شود.

یکی از رویکردهای موثر، استفاده از چارچوب استراتژی برای شناسایی و درک مخاطبان و تفکر در مورد بهترین راه رسیدن به آن است.

از حدس و گمان دست بردارید، به نیازهای مخاطبان هوشمندانه گوش فرا دهید.

در طول مرحله برنامه ریزی جهت به دست آوردن بیشترین اطلاعات ممکن، سوالات درست را به شیوه درست بپرسید.

وقتی آماده نوشتن پیام هستید، از ابزاری مانند مثلث بلاغت برای درک انتظارات افراد، متن پیام و هدفی که از فرستادن پیام دنبال می کنید، استفاده کنید.

همچنین شما می توانید از جملات انگیزشی مونرو برای جلب توجه مخاطبان و اقدامات قانع کننده استفاده کنید.

شما می توانید هیجانات افراد را با قصه گویی درگیر کنید.

این یک روش قدرتمند و متقاعدکننده است که می تواند هم برای اطلاع رسانی به مخاطب و هم برای برقراری زمینه­ های مشترک استفاده شود.

هر رسانه و یا روشی را که انتخاب می کنید، به خاطر داشته باشید که پیامتان ساده باشد و از به کار گیری  اصطلاحات تخصصی اجتناب کنید.

اطلاعاتی را که می خواهید ارائه دهید، در بخش هایی که به صورت جامع سازمان دهی شده اند و درک آن­ها ساده است، حفظ کنید و سادگی و شفاف بودن را سرلوحه کار خود قرار دهید.

 

۳- برقراری ارتباط با قدرت در نوشتار

هیچ کس نمی­ خواهد وقت خود را با رمزگشایی از ایمیل هایی که خواندنشان دشوار است، گزارشات بی ربط یا پیام های خیلی پیچیده تلف کند.

به همین دلیل است که مهارت های نوشتاری باید موثر باشد.

پیام های نوشتاری شما در رقابت با سایر پیام ها هستند، بنابراین شما نیاز دارید که توجه خوانندگان را جلب کنید و مطمئن شوید که اطلاعات مهم در سریع ترین زمان ممکن دریافت می شوند.

در این جاست که نوشتن به روش هرم وارونه مفید واقع می شود، زیرا در آن نکات کلیدی در قسمت بالای پیام قرار می گیرد.

اختصار، وضوح و استفاده از خطوط موضوعی هوشمندانه، راهکارهای اساسی برای نگارش یک ایمیل موثر است.

از صحبت های نامرتبط ، لحن اشتباه و سایر اشتباهات رایج اجتناب کنید. این توصیه  در مورد پیام های فوری (IM) نیز به کار می رود اما آن ها باید حتی مختصرتر باشند زیرا خواندن و درک پیام های طولانی در IM دشوار است.

نوشته های طولانی تر مانند گزارشات کاری، نیز باید به صورت واضح و منطقی سازمان دهی شوند تا خوانده دقیقا بداند که برای دستیابی به اطلاعات مورد نیازش باید به کدام قسمت نگاه کند و نباید با حجم زیادی از داده های بدون ساختار مواجه گردد.

 

۴- ارتباط موثر چهره به چهره

ارتباط چهره به چهره بهترین فرصت برای ساختن روابط خوب و  شخصا درگیر شدن با روابط انسانی است.

خودمانی حرف زدن  می تواند موجب راحتی طرف مقابل شود اما مطمئن شوید که به دقت به پاسخ های او گوش می دهید.

آن ها می توانند در مورد علائق و ارزش هایشان چیزهای زیادی به شما بیاموزند و شما می توانید یاد بگیرید که از چه زبانی برای ایجاد ارتباط استفاده کنید.

موقعیت هایی هم وجود دارد که ممکن است غافلگیر شوید، برای مثال اگر مجبور باشید به سوال غیرمنتظره ای پاسخ دهید یا از شما خواسته شود تا در مدت زمان کوتاهی به جای فرد دیگری سخنرانی کنید.

مقاله های واکنش سریع و مهارت های سخنرانی بداهه می توانند به شما کمک کنند تا این موقعیت ها را با اعتماد به نفس کنترل کنید.

به طور مشابه، ممکن است شانس غیرمنتظره ای برای ارائه محصول یا خدمات خود به یک مراجع بالقوه داشته باشید.

اگرچه ممکن است آمادگی این رویارویی را نداشته باشید، اما می توانید به وسیله یک معرفی کوتاه متقاعد کننده از موقعیت به بهترین نحو استفاده نمایید.

همچنین لازم به یادآوری است که شما قبل از این که کلمه ای بر زبان بیاورید، با ظاهر و زبان بدن خود با دیگران ارتباط برقرار می کنید، بنابراین تاثیر اولیه خوب روی دیگران بسیار مهم است.

در حقیقت، وقتی مردم در حال صحبت کردن درباره احساسات و هیجانات خود هستند، بخش کلامی پیام آن ها ممکن است تنها ۷% از کل پیام را تشکیل دهد.

یک فرد ماهر در برقراری ارتباط، هم در مورد زبان بدن و هم علائم دیداری برای تقویت پیام خود مطالعه و از آن ها استفاده می کند.

 

۵- برگزاری جلسات پربازده

یک جلسه می تواند جهت یک هم اندیشی برای به اشتراک گذاشتن ایده های عالی، اتخاذ تصمیم گیری های جسورانه و الهام بخشیدن به یکدیگر تشکیل شود.

با این حال، شرکت درجلساتی که سازمان دهی خوبی ندارند، از نظر افراد اتلاف وقت محسوب می شود.

جلسات موثر برگزار نمی شوند مگر این که مجموعه خاصی از مهارت های ارتباطی برای آن ها در نظر گرفته شده باشد.

به احتمال زیاد، در جلساتی حضور داشته اید که از موضوع جلسه دور شده اند، هدف روشنی نداشته اند یا شرکت کنندگان ناراضی بوده اند.

این امر می تواند خسته کننده، نا امیدکننده و بی فایده باشد اما لزوماً این گونه پیش نخواهد رفت.

مقاله برگزاری جلسات موثر، در مورد این که چگونه یک جلسه را به صورت سازماندهی شده، متمرکز بر هدف و موثر نگه دارید بحث می کند.

اغلب  بین توجه به جزئیات و یا برگزاری ساده جلسه، اختلاف نظرهایی وجود دارد، در نتیجه تمامی جلسات طبق برنامه ریزی پیش نمی روند.

اگر جلسه در حال دور شدن از موضوع بود، می توانید برای بازگرداندن نظم از نقشه گفتگو استفاده کنید، که شامل یک فرد تسهیلگر است که ایده ها و نظرات جدید را روی تخته وایت برد ثبت می کند.

ثبت کردن آن چه گفته شده است، برای جلسات بعدی مفید واقع خواهد شد.

همچنین وقتی افراد می بینند که جملاتشان یادداشت می شود، احساس می کنند که نکاتی که مطرح کردند شنیده شده و نیازی به تکرار آن ها نیست.

همچنین اگر جلسه توسط یک فرد تسهیلگر یا رییس دیگری اداره شود، شانس شما برای برخورداری از جلسات مختصر و کارامد بیشتر خواهد بود.

چنین فردی معمولا دارای مهارت های زیر است:

• طراحی و برنامه ریزی جلسه
• استفاده از تکنیک های یخ شکنی برای شرکت کنندگان
• هدایت پویایی جلسه
• ثبت نکات کلیدی به صورت موثر
• اطمینان یافتن از این که شرکت کنندگان آن چه را باید بعد از جلسه انجام دهند درک کرده اند.

تله هایی برای جلوگیری از ارتباط گروهی وجود دارد.

خطری که در درجه نخست وجود دارد، این است که اختلاف نظرهای سازنده ممکن است تبدیل به درگیری شوند، یادگیری چگونگی مدیریت درگیری شما را به مدیر با اعتماد به نفس تری تبدیل خواهد کرد و همچنین می توانید اطمینان حاصل کنید که درگیری به صورت مثبتی حل و فصل خواهد شد.

شما همچنین باید از تعصب گروهی و شناختی دوری کنید.

 

۶- ارائه سخنرانی های عالی

توانایی در ارائه سخنرانی، یک مهارت ارتباطی کلیدی برای مدیران یا برای هرکس که رویای رهبری در سر می پروراند است و حتی اگر شما خود را یک سخنران با تجربه در حضور مخاطبان بدانید، باز هم باید حوزه هایی را که می توانید مهارت های خود را بیشتر توسعه دهید، مورد توجه قرار دهید.

اولین گام، یک برنامه ریزی کامل است، اگر زمانی را صرف ساختن آن چه می خواهید انجام دهید بکنید ارائه یک سخنرانی عالی بسیار آسان تر خواهد شد.

انتخاب یک ساختار و سبک که برای مخاطبین شما مناسب باشد نیز امری حیاتی است.

درباره این که چه تاثیر بصری می توانید ایجاد کنید نیز فکر کنید.

قبل از این که روی صحنه بروید، محل سخنرانی را آماده کنید و تجهیزات و پشتیبانی هایی که قصد استفاده از آن ها را دارید بیازمایید.

هیچ چیز بیشتر از یک مشکل فنی نمی تواند تمرکز شما را به هم زده و حواستان را پرت کند.

 شما باید مخاطبین خود را درگیر کنید، بنابراین ممکن است استفاده از تکنیک هایی که در مقاله نردبان انتزاع  شرح داده شده اند و شامل حرکت پیوسته بین جزئیات ملموس و مفاهیم انتزاعی در صحبت های شماست، برای شما مفید باشد.

اگر سخنرانی شما خوب تمرین شده باشد، اعتماد به نفستان برای صحبت در جمع افزایش خواهد یافت و می توانید بیشتر در مورد زبان بدن خود فکر کنید.

حرکات آرام شما باعث می شود که افراد بتوانند بدون این که با حرکات یا رفتار شما پریشان شوند، روی پیام شما تمرکز کنند.

 اشتباهات رایج در هنگام سخنرانی را قبل از این که از طریق تجربه ای تلخ با آن ها آشنا شوید، بشناسید.

همچنین به یاد داشته باشید که حتی ماهرترین سخنرانان، استرس سخنرانی را تجربه می کنند اما یاد می گیرند که بر آن غلبه کنند.

منبع: http://mindtools.com