10 اشتباه رایج در ارتباطات

مترجم: عاطفه غرقی، روانشناس

 

وقتی که اشتباه رایج در ارتباطات رخ می­دهند، ممکن است خجالت آور باشند.

برای مثال اگر شما بدون بازبینی ایمیلی را ارسال کنید، و سپس متوجه شوید که خطایی در آن وجود داشته است، در نهایت ممکن است بی نظم و غیرحرفه ای به نظر برسید.

اما برخی از اشتباهات ارتباطی ممکن است عواقب جدی تری در پی داشته باشند.

این اشتباهات می توانند موجب لکه دار شدن اعتبار شما، ناراحت شدن مراجعان و یا حتی منجر به از دست دادن درآمدتان شوند.

در این مقاله ما نگاهی به ده اشتباه رایج در ارتباطات می اندازیم و در مورد روش های جلوگیری از آن ها بحث می کنیم.

 

 اشتباهات ارتباطی سهوی و سوء تفاهماتی که ممکن است در ارتباطات به وجود بیایند شامل موارد زیر هستند:

 

اشتباه شماره 1: ویرایش نکردن

مشکلاتی که در املا، لحن و دستور زبان وجود دارند، می توانند باعث شوند که شما فرد بی دقتی به نظر برسید.

به همین دلیل است که یک بازبینی همه جانبه قبل از ارسال هرگونه پیام ارتباطی ضروری است.

به برنامه های اصلاح غلط های املایی اعتماد نکنید: آن ها نمی توانند کلماتی که نادرست به کار رفته اند را اصلاح کنند.

به جای آن، نوشته خود را غلط گیری کنید و در مورد کلماتی که از صحیح بودن آن ها مطمئن نیستید، از فرهنگ لغت کمک بگیرید.

ممکن است تهیه فهرستی از لغات و عباراتی که دانستن طریقه درست نوشتنشان برایتان دشوار است، به شما کمک زیادی کند. این فهرست را در کنار دستتان قرار دهید.

شاید دیدن خطاهای کارتان برای شما دشوار باشد، بنابرین از همکارتان بخواهید تا اسناد کلیدی را قبل از این که آن ها را ارسال کنید ، بررسی کند.

 

یا به جای آن، می توانید آن ها را با صدای بلند بخوانید- این امر باعث می شود که بتوانید راحت تر ایرادات املایی یا مشکلاتی که در لحن نوشتار وجود دارد را متوجه شوید.

سپس زمانی را برای اندیشیدن در مورد پیامتان و ایجاد تغییرات نهایی اختصاص بدهید.

نکته: اگر می خواهد به شیوه بهتری با دیگران ارتباط برقرار کنید، آزمون چقدر در مهارت های ارتباطی خوب هستید را انجام دهید تا بدانید که در کدام موارد می درخشید و در چه مواردی نیاز به بهبود دارید.

 

اشتباه شماره 2: ارسال اخبار بد توسط ایمیل

آیا شما خبر اخراج اعضای تیمتان را توسط ایمیل و اس ام اس به  آن ها می دهید؟ اگر بله، با این حساب همه را ناراحت خواهید کرد.

کانال های ارتباطی نوشتاری این امکان رابه شما نمی دهند تا پیام های دشوار را با اشارات غیر کلامی (مانند زبان بدن) به شیوه ملایم تری بیان کنید.

همچنین اجازه نمی دهند تا بتوانید با احساسات شدید خود فوراً کنار بیایید.

اگر باید خبر بدی را بدهید، این کار را شخصاً انجام دهید و با دقت درباره این که چگونه می توانید آن را به بهترین نحو انجام دهید فکر کنید تا همزمان بتوانید هم پیام خود را برسانید .

در عین حال ناراحتی طولانی مدت را به حداقل برسانید.

 

وقتی پیام ناراحت کننده ای را به کسی می دهید، آسان تر است که نشانه هایی را که ممکن است باعث ایجاد سوء تفاهم هایی در بخش های کلیدی پیامتان شود یا آن هایی را که باعث می شود اطلاعات را به صورت بدی دریافت کنند حذف کنید.

به این ترتیب می توانید گام هایی را جهت روش تر ساختن پیام خود یا کمک به دیگران جهت کنار آمدن با اخبار بد بردارید.

 

اشتباه شماره 3: اجتناب از مکالمات سخت

در برخی موارد، شما باید بازخورد منفی بدهید.

تلاش برای اجتناب از این مکالمات، وسوسه انگیز به نظر می رسد – برای مثال، ممکن است بفهمید که مشکل کوچکی که شما به حال خود رهایش کرده اید، به زودی تبدیل به یک مشکل بزرگ می شود.

آماده سازی، کلید از پس مکالمات سخت بر آمدن است.

یاد بگیرید که بازخورد های روشن و قابل رسیدگی ارائه دهید و از ابزاری مانند تکنیک های موقعیت- رفتار-تاثیر برای تشویق افراد به اندیشیدن در مورد رفتارشان استفاده نمایید.

شما ممکن است بخواهید اول مکالمه خود را تمرین کنید، در این صورت احساس اعتماد به نفس بیشتری هم در مورد کلمات و هم در مورد زبان بدن خود خواهید داشت.

 

اشتباه شماره 4: جسور نبودن

جسور بودن به معنای بیان نیاز های خود و در عین حال اهمیت دادن به خواسته ها و نیازهای دیگران است.

شما ممکن است  همیشه نتوانید با جسور بودن کاری را که می خواهید انجام دهید، اما شانس بیشتری برای انجام آن و به توافق رسیدن دارید چون خواسته هایتان را به طور واضح بیان کرده اید.

جسور بودن می تواند به معنای (نه) گفتن در موارد لازم باشد.

مقاله (آری گفتن به دیگران، نه گفتن به کار) توضیح می دهد که چگونه درخواست ها را به آرامی اما جسورانه رد کنید، در حالی که رابطه را خوب نگاه می دارید.

نکته: جسور بودن با  ستیزه جویی متفاوت است.

وقتی شما ستیزه جو هستید، تلاش می کنید تا کار خود را انجام دهید، بدون این که در مورد حقوق، خواسته ها و نیازهای دیگران فکر کنید.

 

اشتباه شماره 5: واکنش نشان دادن، پاسخ ندادن

آیا تاکنون به علت ناکامی که داشته اید بر سر همکارتان فریاد کشیده اید، یا بدون این که فکر کنید به یک ایمیل پاسخ کوتاهی داده اید؟

اگر چنین است، شما احتمالا  به جای این که با آرامش پاسخ دهید، هیجان زده واکنش نشان داده اید.

این نوع واکنش های هیجانی می توانند به اعتبار شما آسیب بزنند. شما ممکن است با هیجانات شدیدتان، دیگران را ناراحت کنید و این احساس را در آنان ایجاد کنید که فاقد توانایی کنترل خود و هوش هیجانی تان هستید.

مقاله ما را در مورد مدیریت هیجان ها در محیط کار برای راهنمایی در مورد این که چگونه واکنش های خود را تحت کنترل در آورید بخوانید.

اشتباه شماره 6: عدم آمادگی کامل

سخنرانی ها، گزارشات و ایمیل هایی که به خوبی آماده نشده اند، مخاطب شما را نا امید کرده و می تواند با گذشت زمان باعث صدمه زدن به اعتبار شما شود.

به همین دلیل است که آمادگی و برنامه ریزی برای ارتباطات بسیار ضروری است.

ابتدا، زمانی را به صورت کامل برای برنامه ریزی ارتباطات خود کنار بگذارید.

از ابزارهایی مانند مثلث بلاغت و جملات انگیزشی مونرو برای ایجاد یک پیام معتبر، هوشمندانه و قانع کننده که  مخاطبین شما را به هیجان و تفکر وا دارد، استفاده نمایید.

زمانی را برای تصحیح، پیدا کردن تصاویر و بررسی این که اسناد ارسال شده با نرم افزار مخاطبین هماهنگی داشته باشد اختصاص دهید .

همچنین اگر سخنرانی دارید، آنقدر تمرین کنید تا کاملاً روان و الهام بخش باشد.

 

اشتباه شماره 7: استفاده از یک روش برای تمامی ارتباطات

اگر از یک روش برای تمامی ارتباطات خود استفاده کنید، ممکن است شخصیت ها، نیازها و انتظارات افراد مختلف را نادیده بگیرید.

در حقیقت، ارتباطات شما تا حد ممکن نیاز به دستیابی به همه این تفاوت ها را دارند.

اگر در حال آماده شدن برای یک سخنرانی هستید،مطمئن شوید درک می کنید که افراد سبک های یادگیری متفاوتی دارند و شما باید نیاز آن ها را فراهم کنید.

این امر به این معناست که همه – چه کسانی که با خواندن یک مطلب، آن را به خوبی فرا می گیرند و چه کسانی که به روش های عملی مانند سخنرانی و توضیحات بیشتر نیاز دارند- از جلسات شما بهره ببرند.

اشتباه شماره 8: باز نگاه نداشتن ذهن در هنگام ملاقات با افراد جدید

امروزه محیط های کاری ملغمه ای از قومیت ها، مذاهب، سنین، گرایش های جنسی، توانایی ها و نقطه نظرات است.

این تفاوت ها یک گنجینه غنی از تجربه ها و عقاید است  که می تواند زندگی ما را بسیار بهبود ببخشد.

با این حال، رفتار قالبی با همکاران و مراجعان جدید، یا حدس و گمان هایی در موردشان بر مبنای اطلاعات کمی که از آن ها داریم، می تواند وسوسه انگیز باشد.

این امر بخصوص هنگامی که شما زمان کافی برای شناخت آن ها ندارید ممکن است رخ دهد.

این مفروضات، ارتباطات باز را محدود می کنند زیرا شما نمی توانید سابقه، شخصیت و تجارب منحصر به فرد هر شخص دیگری را مورد ملاحظه قرار دهید.

با گذشت زمان، این امر می تواند روابطتان را با آن ها به خطر بی اندازد.

بنابراین وقتی با شخصی آشنا می شوید، زمانی را به گوش دادن به او اختصاص دهید.

به او فضا بدهید تا در مورد نقطه نظرات خود صحبت کند و برای تحلیل آن ها زمان بگذارید.

یاد بگیرید که چگونه تفاوت های فرهنگی را مدیریت کنید، این امر باعث می شود که نیاز ها و انتظارات هر فرد را مد نظر قرار دهید.

اگر شما اغلب با افراد خارجی کار می کنید، ایده هوش فرهنگی را جستجو کنید، تا بتوانید رفتار خود را با افرادی که از فرهنگ های مختلف هستند وفق دهید.

 

اشتباه شماره 9: فرض این که پیام شما فهمیده شده است

همیشه زمان بگذارید و بررسی کنید که افراد صحبت های شما را فهمیده باشند.

برای مثال، وقتی ایمیلی را ارسال می کنید، می توانید افراد را تشویق کنید که سوالاتی برای شما بفرستند یا اگر بخشی از پیام شما را درک نکرده اند به شما اطلاع دهند.

یا اگر سخنرانی انجام می دهید، زمانی را به افراد بدهید تا در مورد نکات اساسی بحث کنند و یا سوالاتی را در انتها مطرح نمایند.

 

نکته: برای بررسی این که پیام شما به صورت صحیح فهمیده شده است، سوالات بازی که با ( چگونه)، (چرا) یا (چه) آغاز می شوند بپرسید.

این امر افراد را به پاسخ تشویق کرده و به مخاطبین کمک می کند تا توضیح دهند که شخصاً چه ارتباطی با  صحبت های شما برقرار کرده اند.

اشتباه شماره 10: تجاوز به حریم خصوصی افراد به صورت اتفاقی

آیا تاکنون یک ایمیل حساس یا پیوست اشتباهی را اشتباهاً به شخص دیگری ارسال کرده اید؟

این گونه اشتباهات می توانند منجر به مشکلات تجاری جدی، تجاوز به حریم خصوصی افراد و منجر به شرمندگی و دستپاچگی شوند.

برای جلوگیری از این مشکلات، قبل از این که آدرس گیرنده ایمیل را انتخاب کنید، پیام حساس خود را بنویسید و دو مرتبه گیرنده را بررسی کنید.

اگر برنامه ایمیل شما به نحوی است که خودش به صورت خودکار آدرس مخاطب را پر می کند، این ویژگی را خاموش کرده و آگاهانه گیرنده درست را انتخاب کنید.

 

ممکن است قرار دادن این ایمیل ها به صورت پیش نویس در یک فایل ورد یا ایمیل خالی و سپس کپی کردن آن در یک پیام جدید مفید واقع شود.

در این روش، شما نمی توانید به صورت اتفاقی پیامی که حاوی اطلاعات پیام قبلی باشد را ارسال نمایید.

و اگردر حال ارسال یک ایمیل حساس یا یک پیوست محرمانه هستید، بازبینی کنید که هیچ اثری یا گزارشی از آن باقی نمانده باشد و مطمئن شوید که نسخه درستی از آن را ارسال کرده باشید.

 

نکات کلیدی اشتباه رایج در ارتباطات

همه افراد گاه و بی گاه دچار مشکلات ارتباطی می شوند.

با این حال، اگر از رایج ترین اشتباهات جلوگیری کنید، می توانید از اعتبار خود محافظت کنید.

این اشتباهات شامل ویرایش نکردن کار، تجاوز به حریم خصوصی دیگران در هنگام ارسال مجدد ایمیل ها و جسور نبودن است.

کلید ارتباط خوب، تفکر در مورد نیازهای مخاطبین است.

هر ایمیل، سند و سخنرانی را با دقت آماده کنید و زمانی را به بازبینی آن ها اختصاص دهید.

مهم تر از همه، به یاد داشته باشید که ارتباط یک فرایند دوجانبه است.

خود را برای سوالات آماده کنید و به سخنان مخاطبین خود گوش دهید.

با گذشت زمان، متوجه خواهید شد که جلوگیری از این اشتباهات ارتباطی می تواند کیفیت پیام های شما، اعتبارتان، روابط کاری شما و رضایت شغلیتان را تا حد زیادی بالا ببرد.

 

منبع: mindtools