- مدیریت زمان و اشتباهاتی که باید از انجام آنها خودداری کنید
- اولین اشتباه: نداشتن لیست کار ها و عدم مدیریت زمان
- دومین اشتباه: نداشتن اهداف مشخص و برنامه ریزی
- سومین اشتباه: اهمیت به مواردی که اولویتی ندارند
- اشتباه چهارم: حواس پرتی
- اشتباه پنجم: پشت هم اندازی
- اشتباه ششم: ظرفتان را پر نکنید!
- اشتباه هفتم: چرا سرتان اینقدر شلوغ است؟
- اشتباه هشتم: چند وظیفه ای بودن
- اشتباه نهم: به خودتان استراحت بدهید
- دهمین اشتباه: زمان بندی غلط
چقدر با فرآیند مدیریت زمان آشنا هستید؟
بطور کلی اغلب افراد برنامه ای برای مدیریت زمان خود ندارند و به نوعی در لحظه زندگی می کنند، به این معنا که در این زمان این کار را انجام می دهم و برای بعد از آن برنامه ای ندارم!
اما لازم است بدانید آگاهی از فرایند مدیریت زمان می تواند نقش بسزایی در کاهش استرس و بالا بردن میزان بهره وری شما داشته باشد.
در ادامه با کلینک اعصاب و روان هیربد همراه باشیدسیاری ازما قادریم تا زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنیم اما تابحال اقدامی در این زمینه انجام نداده ایم، افرادی زیادی هستند که علاقه دارند تا شیوه مدیریت زمان را بیاموزند؛ مهم ترین گام در برنامه ریزی و مدیریت زمان شناسایی رایج ترین اشتباهات در این زمینه است.
مدیریت زمان و اشتباهاتی که باید از انجام آنها خودداری کنید
مدیریت زمان به شما کمک می کند تا درک درستی از خود و توانایی هایتان داشته باشید و بتوانید به بهترین شکل ممکن از آنها بهره بگیرید، علاوه بر این درک درست شما از زمان و توانایی های خود باعث خواهد شد تا میزان قابل توجهی از استرس و اضطراب شما کاهش یابد.
افزایش بازدهی و راندمان کاری دیگر مزیت مدیریت زمان برای شما خواهد بود. در این مقاله قصد داریم تا شما را 10 نمونه از رایج ترین اشتباهات در مدیریت زمان آشنا کنیم.
اولین اشتباه: نداشتن لیست کار ها و عدم مدیریت زمان
شاید برای شما هم بار ها پیش آمده است که انجام برخی کار ها را فراموش کنید و ممکن است بعضی آنها برای شما مهمو بوده باشند!
یکی از بهترین مزایای داشتن لیست کار ها عدم فراموشی و از خاطر بردن امور مهم می باشد. اولین گام در مدیریت زمان داشتن یک لیست کاری کار آمد است.
یک لیست کاری برای خودتان تهیه کنید و به هر شکلی که راحت تر هستید امور را در آن بر اساس میزان اهمیت الویت بندی کنید، برای الویت بندی می توانید ار اعداد و حروف انگلیسی استفاده کنید به عنوان مثال آیتم های مهم را با حرف A آیتم هایی با درجه اهمیت کمتر را با حرف B و به همین ترتیب ادامه دهید.
در برخی مواقع ممکن است پروژه ای بزرگ در لیست کاری شما قرار داشته باشد؛ پروژه های بزرگ دارای جزئیات بیشتری هستند پس برای مدیریت زمان به بهترین نحو لازم است تا اطلاعات کاملی را در زمینه این پروژه داشته باشید تا بتوانید برنامه ریزی درستی را برای تقسیم بندی زمتان خود داشته باشید.
به عنوان مثال اگر قرار است یک برنامه بودجه تنظیم کنید لازم است تا درک درستی از این مقوله و اجزاء آن داشته باشید.
دومین اشتباه: نداشتن اهداف مشخص و برنامه ریزی
آیا از برنامه و جایگاه خود برای 6 ماه آینده اطلاع دارید و یا در این زمینه برنامه ریزی کرده اید؟
درباره سال آینده و یا 10 سال آینده چطور؟
اگر تا بحال این برنامه را نداشته یاد پس وقا آن رسیده تا به اهداف خود فکر کنید و برای آن بجنگید.
زمانی که بدانید قرار است چه اتفاقی برای شما رخ دهد به خوبی قادر خواهید بود تا برنامه های خود را الویت بندی کنید و تصمیم بگیرید چه چیزی برای صرف وقت ارزش دارد و چه چیزی بی ارزش خواهد بود.
تئوری تعیین هدف لاک یکی از بهترین منابع برای تعیین اهداف و آینده نگری به شمار می آید، با مطالعه این مقاله و همچنین منبع معرفی شده در خواهید یافت که چگونه اهدافی بلند مدت را برای خودتان ایجاد کنید و انگیزه خود را تا زمان دستیابی به آن حفظ کنید.
همچنین کتاب هایی از قبیل Big Bang نوشته Eric Haseltine و… نیز می تواند بسیار مفید باشد. این کتاب به شما یاد می‌دهد چطور بر روی اهداف بلند مدت خود تمرکز کنید و به اولویت های کوتاه مدت خود نگاه مختصر تری داشته باشید.
سومین اشتباه: اهمیت به مواردی که اولویتی ندارند
فکر کنید در حال ایده پردازی و برنامه ریزی برای یک پروژه بسیار موفق سود ده هستید، شما می دانید که با پیروزی در این پروژه موفقیت بزرگی بدست خواهید آورد و سود کلانی نصیبتان خواهد شد؛ ناگهان دستیارتان به سراغ شما می آید و شما را از مشکلی که در پروژه ای دیگر به وجود آمده با خبر می کند!
حالا شما رشته افکارتان را از دست داده اید و شاید آینده این پروژه سود ده به کلی نابود شود.
نحوه الویت بندی در مدیریت زمان امر بسیار مهمی به شمار می آید، همچنین الویت بندی از جمله مهم ترین اصول مدیریت در هر کسب و کاری به شمار می آید.
زمانی که شما با چند مسئولیت دست و پنجه نرم می کنید تشخیص اینکه کدام موضوع از الویت بیشتری برخوردار است بسیار مهم می باشد.
ماتریکس اولویت اقدام می تواند مهم ترین ابزار شما در الویت بندی وظایفتان باشد.
این ماتریکس به شما کمک می کند تا تشخیص دهید کدام کار دارای الویت بالاتری می باشد و می بایست زمان بیشتری به انجام آن اختصاص پیدا کند. همچنین ما مقالات بیشتری را نیز در این زمینه برای شما قرار داده ایم.
اشتباه چهارم: حواس پرتی
حواس پرتی می تواند بزرگترین مانع شما در مدیریت زمان و یا حتی رهبری یک مجموعه باشد.
به عقیده برخی محققان هر فرد در طول روز 2 ساعت را صرف به یاد آوردن مطالبی خواهد کرد که انها را فراموش نموده.
این یعنی عملا شما 2 ساعت مفید را از دست داده اید، جدا از اینکه ممکن است از یاد بردن یک موضوع مهم ضرر هنگفتی را به شما وارد کند.
لازم است تا یاد بگیرید عوامل ایجاد کننده حواس پرتی را از در حین کار از خود دور کنید؛ برای این کار لازم تا تفریحات خود را در این زمان به حداقل برسانید، منظور از تفریح بازی کردن یا چیز هایی از این قبیل نیست!
به عنوان مثال چک کردن ایمیل نوعی تفریح و از مهم ترین عوامل حواس پرتی به شمار می آید.
در صورت امکان اینترنت خود را خاموش کنید و موبایلتان را از خود دور کنید، از دیگران بخواهید تا در این اوقات کاری با شما نداشته باشند تا بتوانید تمرکز خود را به خوبی حفظ کنید، با تمام این حرف ها باز هم ممکن است دچار حواس پرتی شوید پس لازم است حتی در زمان حواس پرتی هم بتوانید تمرکز خود را حفظ کنید و به سرعت به حالت اول برگردید.
اشتباه پنجم: پشت هم اندازی
به تعویق انداختن امور همانند یک دومینو عمل می کند، زمانی که شما یک کار را به تعویق بی اندازید مجبور می شوید روز بعد برای انجام کار دیروز کار همان روز را به تعویق بی اندازید و همین موضوع به صورت زنجیره وار ادامه خواهد یافت.
یکی از مهم ترین مواردی که موجب می شود تا کار هایتان را به تعویق بی اندازید خستگی است، لازم است تا برای مقابله با عواملی این چنینی استراتژی هایی را بی اندیشید، به عنوان مثال زمان مشخصی را برای انجام یک کار اختصاص دهید، مدیریت زمان در اینجا به کمک شما خواهد آمد؛ به عنوان مثال 10 دقیقه را برای انجام یک کار در نظر بگیرید و بعد از اتمام زمان کارتان را متوقف کنید.
اختصاص دادن زمانی زیاد برای انجام یک کار و به صورت مداوم باعث ایجاد خستگی، استرس و اضطراب در شما خواهد شد.
تقسیم بندی می تواند ترفند خوبی برای فائق آمدن به این مشکل باشد، امور بزرگ را به قسمت های کوچک تقسیم کنید و سپس یکی یکی و به ترتیب اولویت آنها را به خاتمه برسانید.
اشتباه ششم: ظرفتان را پر نکنید!
“نه” گفتن یک هنر است که اغلب افراد از آن بی بهره اند!
اگر شما هم از این دسته افراد باشید پس قطعا تا کنون مشکلات زیادی را برای خود تراشیده اید، قبول همزمان چندید مسئولیت می تواند منجر به عملکرد ضعیف شما شده و باعث شود تا میزان استرس به حد قابل توجهی در شما افزایش پیدا کند.
برخی افراد به هیچ وجه نمی توانند امور را به دیگران بسپارند، آنها فکر می کنند دیگران قادر نخواهند بود به خوبی خودشان امور را به انجام برسانند.
تمام این موارد باعث خواهند شد تا نتوانید به خوبی کار هایتان را به پایان برسانید و قطعا در مدیریت زمان دچار مشکل خواهید شد، این امر می تواند پیامد های منفی بسیاری را برای شما در پی داشته باشد و حتی سابقه کاری و رزومه شما را تحت تاثیر قرار دهد.
اما نه گفتن هم اصولی دارد که باید به خوبی رعایت کنید تا مبادا همدلی در گروهتان کاهش یافته و راندمان کاری افول کند.
اشتباه هفتم: چرا سرتان اینقدر شلوغ است؟
بعضی افراد به صورت دیوانه وارد دوست دارند کار کنند، شاید این عمل غیر ارادی باشد اما آنها از انجام آن خشنود هستند؛ به نوعی می توان گفت بیزینس به همه چیز این افراد تبدیل شده، پروژه ها را مرتبا و یکی بعد از دیگری بدون داشتن هیچ استراحتی قبول می کنند و هیچ اهمیتی به سایر موضوعات نمی دهند.
به عقیده محققان نوعی اعتیاد به شغل در این افراد دیده می شود که می تواند به صورت موثر به استرس تبدیل شود؛ با کم کردن این روند یاد بگیرید چگونه زمان خود را مدیریت کنید و از زندگی هم لذت ببرید.
اشتباه هشتم: چند وظیفه ای بودن
لیندا یک منشی تلفنی و بازار یاب است، او برای اینکه در زمان صرفه جویی کند به صورت همزمان هم به مراجعان پاسخ می دهد و هم ایمیل های خود را چک و یادداشت می کند، او فکر می کند با این کار در زمان صرفه جویی کرده!
اما در اصل هم در یادداشت ایمیل ها غلط های بسیاری دارد و هم اینکه نتوانسته به خوبی پاسخ گوی مراجعان باشد.
بنابراین به جای پرداختن به چند کار و عدم کسب موفقیت در آنها، تمرکز خود را بر روی یک کار قرار داده و آنرا به بهترین شکل ممکن انجام دهید.
البته روش هایی نیز برای مدیریت همزمان وجود دارد که در سایر مقالات مربوط به مدیریت به انها پرداخته ایم.
اشتباه نهم: به خودتان استراحت بدهید
شاید در باورتان بتوانید 8 تا 10 ساعت بدون استراحت کار کنید!
اما این کار تمیز و بدون اشتباه خواهد بود؟
شما برای انجام مسئولیت هایتان به حد کافی وقت دارید اما اغلب افراد با عقب انداختن امور این فرصت را از خود می گیرند و مجبور می شوند تا یک شبه کاری که قرار بوده در طول یک ماه انجام دهند را به پایان می رسانند که قطعا این کار بدون مشکل نخواهد بود.
با مدیریت درست زمان قادر خواهید بود تا هر کاری را در زمان معین خود به انجام برسانید و همچنین وقت کافی را برای استراحت در اختیار مغز خود قرار دهید.
اگر وقت کافی برای یک استراحت کامل را ندارید می توانید به یک پیاده روی سریع بروید، یک فنجان قهوه بخورید و یا فقط بنشینید و در پشت میز تان کمی تمرکز کنید.
دهمین اشتباه: زمان بندی غلط
پر بازده ترین ساعات شما در طول چه ساعاتی هستند؟
شما راحت ترید صبح امور مهم را انجام دهید یا شب؟ انرژی شما چه زمانی بیشتر است؟
اینها سوالاتی هستند که برای دستیابی به حداکثر بازده می بایست از خودتان بپرسید و با توجه به آنها شروع به بنامه ریزی و مدیریت زمان بکنید.
شاید بهترین زمان برای کار کردن از دید شما 9 شب باشد!
پس نباید انجام امور اساسی را به 9 صبح موکول نمائید.
