این که آیا شما برای اولین بار در حال آماده شدن برای نقش مدیریت تیم خود هستید یا اینکه سال‌ها تیم‌هایی را مدیریت کرده‌اید، فرقی نمی‌کند.
همیشه چیزهای جدیدی برای یادگیری و توسعه مهارت‌های موجود وجود دارد.
برای اینکه یک مدیر خوب باشید، باید راحتی پذیرش انواع مختلفی از افراد را داشته باشید.
در طی یک روز، شما می‌توانید یک معلم، مربی، سرپرست، استاد، قاضی، هیئت منصفه و تصمیم گیرنده باشید!
شما باید قادر به مقابله با تمامی چالش‌ها و فشارهایی باشید که از بر عهده داشتن مسئولیت افراد دیگر و همچنین خودتان ناشی می‌شود.
در این مطلب ما برای شما ابزاری برای کمک در راه تبدیل شدن به یک مدیر کارآمد گردآوری کرده‌ایم.
در ادامه با ما با سایت همیشه به روز «کلینیک اعصاب و روان هیربد» همراه باشید.
1. آشنایی با اصول اولیه نقش مدیریت
نقطه شروع خوب این است که بدانید که مهارت‌های مدیریتی شما در حال حاضر در چه حدی است.
اگر به زبان انگلیسی آشنایی دارید، می‌توانید با پاسخ دادن به آزمون تعاملی با کلیک بر اینجا خودتان را ارزیابی کنید.
بینشی که از نمره‌ی این آزمون به دست می‌آورید، به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت خود را تقویت کرده و بر روی نقاط ضعف خود کار کنید.
این آزمون ممکن است برای آغاز سفر مدیریت شما دلهره آور باشد و به احتمال زیاد شما نیاز به تجدید نظر در مورد روش کارتان خواهید داشت.
به عنوان مثال، گاهی اوقات دشوار است که از انجام “کاری با دست خود” اجتناب کرده و به دیگران تکیه کنید تا کارها انجام شود.
شاید شما سؤالاتی از این قبیل داشته باشید:
آیا می‌توانم یاد بگیرم که چگونه انگیزه‌ی افراد را افزایش داده و احترام آنها را کسب کنم؟
در حالیکه در حال مدیریت تیم هستم، چگونه می‌توانم زمانی برای تکمیل کارهای خودم پیدا کنم؟ آیا من قادر به رهبری افرادی خواهم بود که زمانی همسالان و هم رده‌های من بودند؟
هرچه تجربه کاری شما بیشتر شود، ایجاد روابط کاری مثبت با افراد تیمتان ضروری خواهد بود.
شما می‌توانید اولین تأثیر مثبت را ایجاد کرده و اعتماد اعضای تیم خود را با تنظیم کردن جوّ مناسب در اولین جلسه با کارمندانتان و با دریافت کمی اطلاعات در مورد آنها جلب کنید.
شما به عنوان یک مدیر، به احتمال زیاد هر روز با شرایط و افراد مختلفی مقابله خواهید کرد، در هر گونه شرایط خوب و بد، توصیه می‌کنیم که از مدل مدیریت رهبری تحول گرا استفاده کنید.
این مدل شامل یک تیم و مدیری است که همکاری می‌کنند تا “یکدیگر را به سطوح بالاتر اخلاق و انگیزه برسانند”.
بدین ترتیب شما با هم یک تیم بسیار کارآمد و سازنده ایجاد خواهید کرد.
2. استخدام و هدایت کارآمد
گفته شده است که مهم ترین قسمت کارگردانی فیلم، بازی دادن بازیگران مناسب است.
اگر بازیگران برای نقش‌ها مناسب باشند، بعدها نیاز به آموزش دقیق تر و یا اصلاح اشتباهات کمتر خواهد بود.
استخدام کارآمد بخش مهمی از مدیریت تیم است، سرمایه گذاری در استعدادهای جدید می‌تواند روندی گران قیمت و وقت گیر باشد، بنابراین تصمیم گیری استخدام نباید به راحتی صورت بگیرد.
از خودتان بپرسید که آیا شما دارای تیم مناسب برای تغییر ماهیت کسب و کار یا محیط کاری خود هستید؟
شاید بخواهید کاندیداهای استخدام را از افراد داخل سازمان خود در نظر بگیرید.
شما ممکن است ایده‌ی خوبی از مهارت‌ها و استعدادها از کسی که در حال حاضر می‌شناسید سراغ داشته و قبلاً در زمینه‌ی توسعه آنها سرمایه گذاری کرده باشید.
مصاحبه‌ی شغلی هنوز هم بهترین راه برای شناخت کاندیداها و ارزیابی مناسب بودن آنها است بنابراین، بهتر است که مهارت‌های مصاحبه‌تان را به روز کنید و روش‌های سنتی را با مصاحبه‌های مبتنی بر شایستگی و آزمون تطبیق پذیری ترکیب کنید.
مهم است که اعضای تیمی را استخدام کنید که نه تنها از لحاظ فنی صلاحیت دارند، بلکه همچنین ارزش‌های سازمان شما را به اشتراک می‌گذارند.
هنگامی که پیشنهادی ارائه می‌کنید و پذیرفته می‌شود، برای موفقیت این پیشنهاد باید همه کارهایی را که می‌توانید انجام دهید.
3. درک دینامیک تیم
تیم‌های جامع متشکل از افراد با مهارت‌های متفاوت، شخصیت‌ها و تجربه‌های زندگی هستند، به طوری که افراد تیم شما احتمالاً جهان را به روش‌های مختلفی می‌بینند.
روش متداول و مورد اعتماد مدیریت «پرسه زدن (MBWA)» روشی مفید برای شناخت اینکه چگونه اعضای تیم شما به صورت جداگانه و با هم کار می‌کنند، است.
پویایی آنها به عنوان یک تیم تا حدی تحت تأثیر چگونگی شناخت آنها از یکدیگر قرار می‌گیرد.
آیا تیم شما قبلاً مدتی با هم کار کرده‌اند یا تیم تازه تشکیل شده است؟
تیم‌ها معمولاً در چند مرحله پیشرفت می‌کنند، افراد با هم آشنا می‌شوند و به نقش‌های جدید خود می‌پردازند.
اگر متوجه شوید که شخصیتی با استعداد خاص در تیم خود دارید، مطمئن شوید که استعداد او را شناسایی کرده و توسعه می‌دهید و برای او نقش مناسبی در تیم در نظر می‌گیرید و فردی که می‌خواهد به مدت طولانی با تیم شما باشد، می‌تواند تأثیر بسیار مثبتی بر بهره وری و عملکرد تیم شما داشته باشد، اگر او را در موقعیت مناسب قرار دهید.
بسته به خط کاری شما، ممکن است متوجه شوید که برخی از با ارزش ترین اعضای تیمتان غیرقابل انعطاف یا درونگرا هستند.
همچنین زمانی که صحبت از کمک به آنها و همکارانشان برای خوشحالی و به حداکثر رساندن مشارکتشان می‌شود، شناخت نقاط قوت و ضعف آنها بسیار مهم است.
4. کارایی و انگیزه تیم
برای بهبود کارایی تیم، مهم است که داده‌های مربوطه را داشته باشید که می‌توانید آنها را جمع آوری و پیگیری کنید.
بنابراین، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را شناسایی کنید و برنامه‌هایی را برای رسیدن به این شاخص‌ها تهیه کنید.
اطمینان حاصل کنید که هر هدف مبهم را به اهداف و اقدامات خاصی مرتبط کنید که به طور مستقیم به اولویت‌های سازمان شما مرتبط هستند.
پیگیری پیشرفت، شما را مجبور می‌کند تا بدانید که تیم شما چگونه از زمان خود استفاده می‌کند.
یک روش برای انجام این کار این است که تجزیه و تحلیل DILO انجام دهید.
این روش «یک روز در زندگی …» نامیده می‌شود و می‌تواند به شما کمک کند تا ببینید که آیا وقت تیم شما در مؤثرترین روش استفاده می‌شود.
اما بسیار مهم است که افراد تیم خود را در جمع آوری داده‌ها برای استفاده از این روش تجزیه و تحلیل درگیر کنید.
اگر آنها فکر کنند که تحت “جاسوسی” هستند یا “میکرومدیریت” می‌شوند، احساس بی انگیزگی خواهند کرد.
به خاطر داشته باشید که هرچقدر بهتر بتوانید رفتارهای انگیزشی خوبی مانند استفاده از پاداش‌های مناسب و مؤثر را نشان دهید و محیط کاری معنی داری را فراهم کنید، همانقدر افراد تیمتان انگیزه بیشتری را احساس می‌کنند در نتیجه، یک تیم با انگیزه متعهد به تولید کار بهتر خواهد بود.
5. تدوین و مربیگری تیم
اگر افراد تیم شما بدانند که در حال رشد و توسعه در نقش‌های خود هستند، بیشتر احساس رضایت می‌کنند.
یادگیری توسعه تیم و درک نیازهای فردی هر یک از اعضای تیم، بخش مهمی از ویژگی‌های یک مدیر خوب است.
شما می‌توانید عملکرد تیم را از طریق مربیگری، محول کردن کارها و مدیریت استعدادها در میان بسیاری از استراتژی‌های دیگر بهبود بخشید.
نقطه شروع خوب در این راستا، ارزیابی نیازهای آموزشی افراد تیمتان است.
اگر هر فرد مهارت و اراده داشته باشد، انتخاب آموزش ضمن کار و آموزش متقابل صحیح می‌تواند او را از تجربه و دانش مورد نیاز برای انجام طیف وسیعی از وظایف فراتر از آنچه که در توصیف شغلی او مشخص شده است، برخوردار کند، این حالت می‌تواند لذت و تعامل فرد را در کار افزایش دهد.
مربیگری افراد تیمتان می‌تواند به شما در ایجاد گزارش، کمک به آنها در برخورد با تغییرات کسب و کار، توسعه خود آگاهی و یافتن راهکار‌ها کمک کند.
اما آگاه باشید که مربیگری زمان و فکر زیادی می‌خواهد، پس مراقب تعادل مربیگری با مسئولیت‌های دیگر خود باشید.
6. مقابله با موقعیت‌های مدیریتی چالش انگیز
شما در تلاش برای ایجاد تیمی پر رونق هستید که همکاری مثبت را نشان می‌دهد، روانشناختیه‌ی بالا دارد و نتایج موفقیت آمیز ارائه می‌دهد.
با این حال، واقعیت این است که ما می دانیم که زندگی گاهی پستی و بلندی‌های زیادی دارد! در حالیکه همه چیز خوب پیش می‌رود، مدیر بودن می‌تواند بسیار لذت بخش باشد.
اما زمانی که شرایط سخت می‌شود، قدرت واقعی خود را به عنوان یک رئیس کشف می‌کنید.
چالش‌هایی که با آنها روبرو هستید ممکن است از داخل تیم شما یا از عوامل خارجی خارج از کنترل شما یا سازمان شما باشد.
به عنوان مثال ممکن است شما احساس خستگی کنید، چون تیم شما در حال رشد بیش از حد است یا برعکس، به دلیل کوچک شدن تیم و ریزش نفرات یا رونق زیاد جایگزینی نفرات.
در عین حال، محیط کسب و کار گسترده‌تر می‌تواند به طور فزاینده‌ای حساس و غیر قابل پیش بینی باشد.
وجود عناصر رقابتی یا چشم و هم چشمی در تیم‌ها، طبیعی است و اغلب می‌توان آنها را از طریق روش‌های مثبتی هدایت کرد، اما آگاه باشید که این موضوع می‌تواند به رفتارهای منفی منجر شود.
بنابراین، شما باید به حل و فصل اختلافات تسلط داشته باشید و بدانید که چگونه می‌توان رفتارهای بدی مانند اخاذی و تبعیض را شناسایی کرده و با آنها برخورد کرد.
با این حال، مشکلات محل کار همیشه از بدخواهی و بدبینی نیستند.
هنگامی که ارزش‌ها در مقابل هم قرار می‌گیرند، حتی افرادی که خوش نیت هستند نیز می‌توانند درگیری‌هایی را تجربه کنند.
این درگیری‌ها به احتمال زیاد به دلایلی عمیق تر از کار کردن نامرتب و یا غیبت طولانی مدت خواهد بود، بنابراین سعی کنید ذهنیت باز را در هنگام یافتن راهکار برای هر موضوعی حفظ کنید.
ترکیبی از حضور شخصیت‌های مختلف در یک تیم می‌تواند تنش، و یا برعکس غنی سازی و پیشرفت را ایجاد کند.
به عنوان مثال، به احتمال زیاد شما در برخی مواقع در زندگی حرفه‌ای باید با اعضای تیم بی ثبات، سلطه جو، متکبر، خودشیفته، عصبی، یا کسانی که تعداد زیادی از ویژگی‌های شخصیتی “دشوار” را نشان می‌دهند، مقابله کنید.
گاهی اوقات چالش‌هایی که با آنها روبرو هستید، در واقع بیشتر منطقی و فرهنگی هستند به عنوان مثال، شما ممکن است برای مدیریت یک تیم خارج از کشور دعوت شوید، فرقی نمی‌کند که در کره جنوبی، رومانی، نیجریه، برزیل و یا در جای دیگر باشد.
سخن آخر
بهترین مدیران به افراد تیم خود انگیزه می‌دهند و به آنها کمک می‌کنند تا اقدامات مؤثری انجام دهند با این حال، مدیریت تیم می‌تواند چالش برانگیز باشد، بنابراین انتظار نداشته باشید همه چیز را در ابتدای کار به دست آورید.
اما، با تمرکز بر شش مهارت اصلی ذکر شده در بالا، شما می‌توانید تبدیل به مدیری شوید که به تیم خود برای رسیدن به هدف کمک می‌کند.
منبع: mindtools
