فرایند ارتباطی انتقال شفاف پیام ها به سایر افراد به نظر ساده می رسد اما این فرایند اغلب با مشکلاتی هم مواجه می شود.
بیشتر افراد هستند که در برقراری ارتباط موثر مشکل دارند، خیلی ها نمی توانند به صورت شفاف پیامشان را به درستی منتقل کنند و برخی ها هم هستند که نمی توانند از طریق نوشتن پیامشان را انتقال دهند.
اینگونه افراد ایده ها و افکاری دارند که معنای واقعی شان را نشان نمی دهد و به همین خاطر طرف مقابل دچار سوء تفاهم می شود و نمی تواند معنی دقیق پیامشان را درک نماید.
همین امر می تواند منجر به سردرگمی، نا امیدی، از بین رفتن تلاش ها و از بین رفتن فرصت های با ارزش زندگی شود.
ارتباط از بین می رود و باعث می شود همکاری بین افراد به درستی میسر نباشد.
تحقیقات انجام شده نشان می دهد ارتباط خوب یکی از اصلی ترین مهارت هایی است که مدیران به هنگام استخدام کارمندان به دنبالش می گردند، اما برقراری ارتباط تنها زمانی موفقیت آمیز خواهد بود که هر دو طرف معنای پیام رد و بدل شده را درک کنند.
در این مقاله به کمک چارچوب هفت مرحله ای، به نحوه برقراری ارتباط می پردازیم و فرآیند ارتباطی را با هم بررسی می کنیم.
پس همراه کلینیک اعصاب و روان هیربد باشید.
انسان ها چگونه به برقراری ارتباط می پردازند؟
آیا می دانستید هر باری که شما با فرد مقابلتان ارتباط برقرار می کنید از فرآیند ارتباطی استفاده می کنید؟
به همین خاطر است که درک این فرایند به شما کمک خواهد کرد درباره اتفاقاتی که به هنگام برقراری ارتباط رخ می دهد اطلاعات بیشتری کسب کنید و کارهایی انجام دهید که مطمئن شوید پیام تان به درستی به طرف مقابل منتقل می شود.
برای اینکه بتوانید به درستی و به طور موثر با دیگران ارتباط برقرار کنید باید مطمئن شوید که پیامتان شفاف، دقیق، مختصر و به خوبی برنامه ریزی شده است.
اینکار مانع از بروز سوء تفاهم ها می شود و شما را مطمئن می سازد بدون هیچ مشکلی در هر مرحله از فرایند ارتباطی گام بر می دارید.
خوب حالا اجازه دهید هفت مرحله ای که در بالا بدان اشاره کردیم را با جزییات بیشتری مورد بررسی قرار دهیم:
منبع:
منبع همان فرستنده پیام است، به عبارت دیگر منبع چیزی جز خود شما نخواهد بود.
پیام هم به اطلاعات و ایده هایی که می خواهید به طرف مقابل بدهید گفته می شود، پس باید پیامی که می خواهید به دیگران منتقل کنید شفاف باشد.
این شما هستید که باید بدانید چرا این پیام مهم است و هدف اصلی آن چیست؟
علاوه بر این باید بدانید طرف مقابل علاقه ای به شنیدن و دریافت این پیام دارد یا خیر.
اگر می خواهید دیگران به حرف هایی که می زنید گوش کنند باید مطمئن شوید این پیام دقیق و مفید است.
رمزگذاری:
در این گام پیام شما باید به فرمت و شکلی در آید که فرد گیرنده بتواند به راحتی آن را درک کند یا از حالت رمزگذاری شده در بیاورد.
موفقیت شما به توانایی که در انتقال شفاف پیام ها دارید بستگی دارد .
باید بتوانید هر گونه سردرگمی را از پیام هایتان حذف کنید.
به عنوان مثال وقتی می خواهید با کسی صحبت کنید هرگونه تفاوت فرهنگی یا مذهبی را باید مدنظر داشته باشید تا بین شما سوء تفاهم ایجاد نشود.
هیچ وقت درباره دانشی که گیرنده درباره موضوع مدنظر دارد فرصیه نسازید.
باید همه جوانب موضوعی که می خواهید درباره اش صحبت کنید را بشناسید و بدانید درباره چه چیزی می خواهید صحبت کنید، در نهایت هر گونه خلا یا شکاف در اطلاعات را پر کنید.
بخش کلیدی برای رمزگذاری کردن پیام ها این است که مخاطبتان را بشناسید.
اگر در درک فردی که قرار است با او ارتباط برقرار کنید مشکل داشته باشید نمی توانید پیامتان را به درستی منتقل کنید، پیامتان به درستی درک نمی شود یا حتی نادیده گرفته می شود.
کانال:
کانال های مختلفی هستند که به کمک آن می توانید پیام هایتان را به فرد مدنظر ارسال کنید.
کانال های برقراری ارتباط شفاهی شامل جلسات حضوری، تلفنی یا ویدئو کنفرانس است.
با اینحال روش های برقراری ارتباط به شیوه نوشتن در برگیرنده نوشتن نامه، گزارش ها، ایمیل ها، پیام ها و پست های رسانه اجتماعی است.
اگر دوست داشتید می توانید از ویدئوها، تصاویر یا نمودارها در پیام هایتان استفاده کنید و بر روی موارد اصلی تاکید نمایید.
کانال های مختلف نقاط قوت و نقاط ضعف خاص خودشان را خواهند داشت.
به عنوان مثال ارائه فهرست بلند بالایی از دستورالعمل ها به صورت شفاهی ممکن نیست، در این شرایط فرد ممکن است سردرگم شود، به همین خاطر باید کانالی که می خواهید از طریق آن به برقراری ارتباط بپردازید را به دقت انتخاب نمایید.
رمزگشایی:
رمزگشایی موفقیت آمیز پیام ها به اندازه رمزگذاری پیام ها اهمیت دارد و به مهارت های خاصی نیاز دارد.
برای اینکه بتوانید به دقت پیامی را رمزگشایی کنید باید زمان کافی برای بررسی پیام یا گوش دادن به آن را داشته باشید.
در این مرحله از فرآیند ارتباطی احتمال سردرگمی افراد بسیار زیاد است.
شاید طرف مقابل دانش کافی برای رمزگشایی پیام را نداشته باشد یا اصطلاحات و زبان خاصی که شما استفاده می کنید را درک نکند.
به همین خاطر باید در مرحله رمزگشایی مراقب این مشکلات باشید و طرف مقابل تان را مدنظر قرار دهید.
گیرنده:
بی شک همه ما دوست داریم مخاطبانی که با آن ها ارتباط داریم به شیوه خاص خودمان به پیام ها واکنش نشان دهند یا در پاسخ به پیام هایمان فعالیت خاصی را انجام دهند.
با اینحال باید به خاطر داشته باشید که انسان ها با هم متفاوتند و به شیوه متفاوتی پیام ها را تفسیر می کنند.
هر گیرنده ای که وارد فرایند ارتباطی می شود ایده ها و احساسات خاص خودش را دارد، همین امر موجب می شود درک او از پیام متفاوت باشد و به شیوه متفاوتی به آن پاسخ دهد.
پس این وظیفه شماست که به عنوان فرستنده پیام، چنین ایده ها و احساساتی را به هنگام برقراری ارتباط مدنظر داشته باشید.
برای اینکه بتوانید این کار را به طور موثر انجام دهید باید مهارت های همدردی و هوش عاطفی تان را پرورش دهید.
بازخورد:
مخاطب شما به محض اینکه پیامتان را شنید یا دریافت کرد بازخورد خودش را در اختیارتان می گذارد.
این بازخورد ممکن است به صورت واکنش شفاهی یا غیر شفاهی باشد، به چنین واکنش هایی خوب توجه کنید زیرا نشان می دهد مخاطبتان توانسته منظورتان را درک کند یا خیر.
اگر احساس کردید سوء تفاهمی در این مورد وجود داشته است سعی کنید پیامتان را به شیوه دیگری منتقل کنید.
به عنوان مثال اگر در حال صحبت کردن درباره یک موضوع پیچیده هستید روش ساده تری برای برقراری ارتباط بیابید.
می توانید موضوع تان را به مراحل ساده تر تبدیل کنید یا اصطلاحات تخصصی را حذف نمایید، اینکار باعث می شود هر فردی راحت تر موضوع مورد بحث را درک کند.
زمینه :
زمینه موقعیتی است که در آن پیام به فرد مقابل انتقال داده می شود.
چنین موقعیتی می تواند در برگیرنده محیط اجتماعی و سیاسی فعلی یا فرهنگ گسترده تری باشد.
چگونه موانع سر راه فرایند ارتباطی را حذف کنیم؟
موانعی که سر راه برقراری ارتباط وجود دارد می تواند در هر مرحله ای خودش را نشان دهد، به همین خاطر برای ارائه موثرتر پیام باید این موانع را از سر راهتان بردارید.
اجازه دهید بحثمان را با خود پیام آغاز کنیم.
اگر پیام شما بیش از حد طولانی است، سازماندهی خوبی ندارد یا پر از خطاها یا اصطلاحات تخصصی است ممکن است طرف مقابل آن را به درستی درک نکند و دچار سوء تفاهم شود، این موضوع حتی می تواند گیرنده پیام را سردرگم یا عصبانی سازد.
استفاده از زبان بدن یا زبان شفاهی ضعیف می تواند جلوی پیامی که می خواهید منتقل کنید را بگیرد.
موانع زمینه ای اغلب ریشه در ارائه اطلاعات زیاد به صورت سریع دارند، پس باید به خاطر داشته باشید که در چنین شرایطی حتی موارد اندک هم می تواند زیاد باشد.
درباره تقاضای افراد هوشیار باشید و اجازه دهید آن ها پیامی که منتقل می کنید را به درستی درک کنند.
در نهایت پیامتان را در زمینه مناسبش ارائه کنید.
مطمئن شوید که فرهنگ مخاطبتان را می شناسید، اینکار به شما کمک می کند با او به درستی مکالمه کنید.
نکات کلیدی:
توانایی برقراری ارتباط موثر و شفاف می تواند مهارت بسیار مهمی در محیط کار باشد.
علاوه بر این، بیشتر افراد در چنین شرایطی با مشکل مواجه می شوند.
به کمک درک فرایند ارتباطی می توانید بهتر از قبل ارتباط برقرار کنید، هر باری که می خواهید با فردی ارتباط برقرار کنید وارد این فرایند خواهید شد.
فرایند ارتباطی در برگیرنده هفت مرحله زیر است:
- منبع
- رمزگذاری
- کانال
- رمزگشایی
- گیرنده
- بازخورد
- زمینه
منبع: Mindtools
