مترجم: عاطفه غرقی، روانشناس
آیا تا کنون یادداشتی دریافت کرده اید که احساس کنید فرستنده آن هیچ فکری در مورد آنچه که نیاز داشتید بشنوید نکرده است؟
ممکن است در سخنرانی هایی شرکت کرده باشید که هیچ جذابیتی برای شما نداشته اند؟
یا شاید حتی خودتان ارتباطاتی برقرار کرده اید و با نگاه به گذشته فهمیده اید که شما هم واقعا مخاطبین و نیازهای آن ها را نسنجیده اید.
این موضوع در بهترین حالت، نا امید کننده است اما در بدترین حالت منجر به یک قطع رابطه بزرگ میشود که تاثیرات منفی دارد یا حتی تاثیری ایجاد می کند که دقیقا مخالف چیزی است که به دنبالش بوده اید.
خواه شما به اطلاعاتی در مورد چگونگی برقراری ارتباطات روزانه عمومی یا اعلام اخبار بزرگی در مورد تغییرات اساسی در سازمان خود نیاز داشته باشید، بهترین ارتباط با برنامه ریزی خوب آغاز می شود.
در ادامه با کلینیک هیربد همراه باشید.
دریافت پیام درست به شیوه درست
قدم اول این است که خود را جای مخاطبانتان بگذارید.
چه چیزی باید بدانند و چه چیزی را در حال حاضر می دانند؟ و چه چیزی می خواهند بشنوند؟
چه روشی را برای دریافت اطلاعات ترجیح می دهید و چه چگونه متوجه می شوید که پیام شما را متوجه شده اند؟
اما برای داشتن ارتباطات خوب، به چیزی بیشتر از آماده سازی پیام یا سخنرانی خوب نیاز است.
این ابزار به شما در طی مراحل آماده سازی کمک کرده و به شما نشان می دهد که چگونه یک برنامه ریزی ارتباطی متمرکز بر مخاطب ایجاد کنید تا مطمئن شوید که پیامتان رسانده شده است.
برای پیام خود بازاریابی کنید
ارتباطات کاری خوب بسیار شبیه به بازاریابی خوب است.
شما پیامی (محصولی) دارید که میخواهید آن را به مخاطبین (مراجعان) خود بفروشید.
اگر بخواهند آن را بخرند، شما باید به نحوی پیام خود را بسته بندی کنید که آن را متوجه شوند و به آن توجه کنند.
شما باید اطمینان حاصل کنید که سود و منفعت آن به زیانش غلبه دارد ( برای مثال، هزینهای که از آن ها درخواست می کنید تا بپردازند) و باید از طریق کانالهای ارتباطی درست به مخاطبین خود دسترسی پیدا کنید.
سپس به دنبال پیشرفت ارتباطات، شما باید قادر به سنجش تاثیر پیام خود و این که چقدر خوب به مخاطبان رسیده است باشید.
چگونه از ابزار استفاده کنیم
از مراحل بعدی برای ایجاد برنامه ریزی ارتباطی خوب برای شرکت یا پروژه استفاده کنید و طرح خود را در کاربرگ ثبت کنید.
اهداف خود را بدانید
گام اول: در مورد اهداف ارتباطی کلی خود شفاف باشید.
به چه چیزی، در چه زمانی و چرا می خواهید برسید ؟
اهداف کلی خود را در طرح خود ثبت کنید.
شکل 1: الگوی برنامه ریزی ارتباطی
مخاطبین خود را بشناسید
گام دوم: حال مخاطبین مختلف خود را بشناسید و فهرست کنید.
این امر در ابتدا دشوار به نظر می رسد: برای همه برنامه ریزی های ارتباطی ساده، استفاده از آنالیز stakeholder می تواند به شما در انجام این کار کمک کند .
آنالیز stakeholder برای شناسایی افرادی که می خواهید با آن ها ارتباط برقرار کنید و چرایی آن به شما کمک می کند.
مثال: گروه مخاطبین
به مخاطبین خود، به چشم گروهی که نیاز به برقراری ارتباط با آن ها دارید نگاه کنید.
هر فرد ممکن است عضوی از گروه مخاطبین بزرگی باشد.
برای مثال، برنامه ارتباطی پروژه ای که چهار گروه مخاطب دارد را در نظر بگیرید:
- همه افرادی که در دفتر نیوجرسی مشغول به کار هستند.
- همه افرادی که در دفتر سیدنی کار می کنند.
- تیم های خدمات مراجعان
- مدیران HR
جو مدیر HR در سیدنی است و بنابراین یک عضو از دو گروه مخاطبین است، سو نیز مدیر تیم خدمات مراجعان در نیوجرسی است.
در حالی که لی، یک مشاور فناوری اطلاعات در نیوجرسی و عضو یکی از گروه های مخاطبین است، همه افراد در دفتر نیوجرسی مشغول به کار هستند.
گام سوم: حالا روی اهداف ارتباطی خود متمرکز شوید و اهداف خاص برای هر مخاطب را روشن کنید.
یک راه خوب برای انجام این کار، فکر کردن در مورد نیازهای مخاطبین است – آنها به چه چیزی احتیاج دارند و میخواهند چه چیزی از شما بدانند؟
همه اهداف خود را برای هر مخاطب فهرست کنید ( ممکن است تعداد آنها زیاد باشد).
برای پیامها و کانالهای ارتباطی برنامه ریزی کنید
هنگامی که اهداف خود را مشخص کردید و به یافته های کاملی که برای ارتباط با مخاطبین مختلف نیاز دارید، دست یافتید.
زمان برنامه ریزی برای پیام رسیده است که به معنای کار کردن روی آنچه نیاز است برای رسیدن به اهدافتان بگویید یا بنویسید و این که چه زمان و چگونه این پیامها باید به دست مخاطبین برسد، می باشد.
گام چهارم: قبل از این که به جزئیات پیام خود بپردازید، تمامی کانالهای ارتباطی که میتوانید از آنها استفاده کنید را در کاغذی یادداشت کنید.
گسترده و خلاقانه فکر کنید!
شما ممکن است در حال حاضر از کانالهای ارتباطی زیادی در شرکت خود استفاده کنید اما ممکن است برخی از کانالهای دیگر برای دریافت پیام به شما کمک کنند.
در اینجا فهرستی برای شروع، وجود دارد:
- ایمیل
- روزنامه
- مذاکره از راه دور
- تابلو اعلانات
- CEO briefing
- پوسترها
- جلسات ناهار
- مقالات اینترنتی
- برگزاری ایونت ها
- جلسات تیم
- پادکستهای اینترنتی
نکته: به یاد داشته باشید که از کانالهای موجود استفاده کنید.
اخبار مهم شرکت اغلب در ایونتهای بزرگ شرکت اعلام میشوند، اما از استفاده از کانالهای موجود، مانند خبرنامه کارمندان، اینترنت و جلسات تیم غافل نشوید.
استفاده از کانالهای موجود با پیامهای درست و در زمان درست روشی موثر و رایج برای افزایش مخاطبین شماست.
گام پنجم: برای برنامه ریزی ارسال پیام برای هر مخاطب، ابتدا با در نظر گرفتن بزرگترین گروه مخاطبین شروع کنید.
در مثال بالا، بزرگترین گروه مخاطبین، (همه کسانی که در دفتر نیوجرسی کار میکنند) و ( همه افرادی که در دفتر سیدنی کار می کنند) است.
همانطور که هر مخاطب را به نوبه خود در نظر میگیرید، سوالات زیر را بپرسید:
- مخاطبین به چه چیزی نیاز دارند و میخواهند چه چیزی را بدانند؟
- ما برای ارتباط با آنها به چه چیزهایی نیاز داریم؟
- کانال معین و ارجح برای دسترسی به مخاطبین کدام است؟
- برای مخاطبین و پیامهای خاص، بهترین راه رساندن پیام چیست؟
ممکن است در طول زمان، برای رسیدن به هدف، چندین پیام برای هر مخاطب نیاز باشد.
اطمینان حاصل کنید که محتوای طرح شما تمام اهداف مخاطبین را دربرمیگیرد.
نکته: در ابتدای این مقاله، برنامه_ریزی ارتباطی را با بازاریابی مقایسه کردیم.
جمله ای در بازاریابی است که میگوید: ( قبل از این که چیزی از شما بخرند، باید هفت مرتبه پیام شما را ببینند).
این موضوع ممکن است بیش از حد وسواس گونه به نظر برسد، اما ممکن است مخاطبین شما نیاز داشته باشند که چندین مرتبه آن را بخوانند تا بتوانند هضمش کنند.
از طرف دیگر ، وقتی برای هر مخاطب برنامه ریزی میکنید، به یاد داشته باشید که اعضای مخاطبین ممکن است بخشی از مخاطبین دیگر باشند و در نتیجه ممکن است پیامهای زیادی دریافت کنند.
تلاش کنید تا ارتباطات خود را طوری برنامه ریزی کنید که افراد اطلاعات درستی را دریافت کنند و اشباع نشوند، و یا بدتر از آن، با پیامهای متفاوتی که دریافت میکنند گیج نشوند.
اثربخشی نظارت
گام ششم: گرفتن بازخورد در مورد ارتباطاتی که برنامهریزی و اجرا کردهاید خوب است.
از مخاطبین مختلف خود در این رابطه سوال کنید. بررسی کنید که آنها پیامی که شما خواستهاید به آنها برسانید را متوجه شدهاند.
با گرفتن بازخورد به موقع، میتوانید ارتباطات آتی را برایشان برنامه ریزی کرده اید، به گونه ای تنظیم نمایید که نیازهای افراد بهتر برآورده شود یا هر گونه خلاء که فراموش شده است پر شود.
مثال:
به جای ارائه یک مثال کامل، اینجا نمونه ای از کار برای فهم بهتر این که چگونه یک طرح ارتباطی بنویسید آورده شده است.
بیایید برنامه ریزی ارتباطی برای اجرای گذرگواژه های امنیتی جدید در شرکت را در نظر بگیریم.
اهداف کلی عبارت است از: اطمینان از انتقال هموار سیستم عبور امنیتی موجود به سیستم جدید.
مخاطبین چه کسانی هستند و به چه چیزهایی نیاز دارند؟
ابتدا، کل مخاطبین ( کارمندان همه دفاتر) را در نظر بگیرید.
همه نیاز دارند بدانند که تغییرات برنامهریزی شده، چگونه است و چه زمانی اتفاق می افتد.
اگر افراد در هر سایت نیاز به دریافت ساختار متفاوتی درباره دریافت گذرواژه جدید و غیره دریافت کنند، هر سایت بایدمخاطبین جداگان های را فهرست کند ( کارکنان سایت A، و غیره) .
در مورد افرادی که امنیت را مدیریت می کنند نیز باید چنین اقداماتی صورت گیرد.
آنها گروه مخاطبین دیگری هستند که نیازهای ویژه ای دارند که شامل اطلاعات جزیی بیشتر ( احتمالاً آموزش) در مورد چگونگی مدیریت سیستم جدید است.
حالا پیام های ویژه برای هر مخاطب را در نظر بگیرید.
همچنین تمامی کارکنان باید اطلاعیه ای در مورد سیستم جدید دریافت کنند.
کارکنان سایت A باید بدانند که چه وقت و کجای سایت A عکسهای گذرواژه های جدید وجود دارد.
این اطلاعات باید چند روز جلوتر اطلاع رسانی شود.
یک روز قبل از تغییر کامل، افراد ممکن است نیاز به یادآوری در مورد تغییر گذرواژه داشته باشند، این موضوع می تواند با قرار دادن بروشورهایی روی تمامی میزهای اداره انجام شود.
منبع: mindtools
