چگونه زمان را کنترل کنیم و منظم باشیم

زمان تنها سرمایه ایی ست که هر انسانی دارد و تنها دارایی است که انسان نباید آن را هدر دهد.
مخترع آمریکایی، توماس ادیسون.

در ادامه با کلینیک اعصاب و روان هیربد همراه باشید.

کنترل کردن زمان و فعال بودن

آیا شما در نتیجه ی بی انضباطی،زمان زیادی را در طول روز از دست می دهید؟ شاید پنج دقیقه را صرف جستجو کردن پرونده ایی می کنید که آن را در جای نامناسبی قرار داده اید، پنج دقیقه دیگر را صرف پیدا کردن ایمیلی می کنید که در مورد جزئیات یک جلسه ی مهم است و شاید ده دقیقه دیگر را صرف پیدا کردن لیست کارهای روزمره تان می کنید، لیستی که در انبوهی از کاغذ ها که روی میز شماست گم شده است.

قبل از هر چیزی، شما یک ساعت در روز را صرف پیدا کردن بعضی چیزها کرده اید. و این فقط یک روز است! تصور کنید هر هفته، هر ماه و هر سال چند ساعت را هدر می دهید!

بسیاری از مردم با بی نظمی درگیر اند، در حالی که برخی فکر می کنند در میان این همه بی نظمی می توانند موفق باشند. این بی نظمی می تواند به پرداختن بهای سنگینی منجر شود.

بی نظمی می تواند مانع پیشرفت ما شود چیزی که همیشه به دنبالش بوده ایم. بی نظمی می تواند جلوی خلاقیت ما را بگیرید، استرس را به زندگی ما اضافه کند و نتوانیم به اندازه ایی که از دست مان بر می آید، فعال و موثر باشیم.

در این مقاله ، برخی استراتژی های منظم شدن را مرور می کنیم طوری که بتوانیم زندگی مان را با پتانسیل کامل شروع کنیم.

روزتان را سر کار منظم کنید

از یک دفترچه استفاده کنید. استراتژی که بسیاری از افراد منظم از آن استفاده می کنند و عبارت است از کار کردن با یک دفترچه. این دفترچه شبیه یک “جعبه ی خرت و پرت” است برای افکار شما و برای آنچه که شما در طول روز انجام می دهید. به عنوان مثال، هنگامی که با یک همکار در حال گفتگو هستید یا با یک مراجع تلفنی صحبت می کنید، یادداشت بردارید.

اگر شما کار می کنید و باید به یاد داشته باشید که چیزی را به رئیس تان بگوید، آن را در دفترچه ی یادداشت تان بنویسید. اگر شما بعدازظهر جلسه ی اندیشه گشایی دارید، ایده هایتان می توانند در آن دفتر قرار گیرند.

مزیت دفترچه این است که همه ی افکارتان، مکالمه هایتان و ایده هایتان را در یک جا نگه می دارید و هنگامی که چیزی مکتوب می شود شما دیگر مجبور نیستید انرژی ذهنی تان را برای به یاد آوردن هر چیزی هدر دهید.

برای شروع، استفاده از یک دفترچه تاریخ دار می تواند بسیار مفید باشد. در این روش شما می توانید به راحتی به عقب برگردید و اطلاعات مورد نیاز تان را پیدا کنید.

طی پانزده دقیقه اول روزتان منظم شوید

هنگامی که صبح وارد اداره می شوید، در پانزده دقیقه ی اول آنچه را که باید انجام دهید در نظر بیاورید و با لیست “اقدامات بعدی” از “برنامه ی فعالیت” شروع کنید -اگر از این لیست ها دارید -یا لیست کارهای روز مره تان را تهیه کنید در حالی که اولویت ها در ابتدای این لیست هستند.

این به شما بینشی می دهد در این مورد که کدام موارد مهم هستند و باید ابتدا و اول روز انجام شوند و چه وظایفی را می توان بعدازظهر انجام داد.

در طول زمان سازمان دهی، دانستن این مطلب که چه زمانی شما بهتر کار می کنید، می تواند به برنامه ریزی کمک کند. با مقاله ما اطلاعات خود را افزایش دهید. آیا این یک کار صبحگاهی است؟

روی میزتان را تمیز کنید

روی میز شما می تواند منطقه ی “جعبه خرت و پرت” باشد. کاغذ های قدیمی، پروژه های آینده، پرونده هایی که در حال حاضر روی آنها کار می کنید و توده ایی از کاغذ که هنوز دور ریخته نشده اند، روی میز شما هستند.

اگرچه برخی از افراد معتقدند که با یک میز کار بهم ریخته بهتر کار می کنند اما برای بسیاری از ما این میز گیج کننده و دست و پا گیر است. اگر شما می خواهید منظم شوید تمیز کردن روی میزتان یک استراتژی هوشمندانه است. این می تواند یک کار وقت گیر باشد شاید بهتر باشد این کار را به روز آخر یا آخر هفته واگذار کنید.

مهم است که این کار را به آرامی و به حوصله انجام دهید مخصوصا اگر میز شما خیلی بهم ریخته است.

با تمیز کردن هر آنچه که روی میزتان است، شروع کنید. پرونده، کاغذ ها و گزارشاتی را که از آنها استفاده کرده اید و هر چیزی را که نیاز ندارید، بازیافت کنید. لوازم اداره باید در کشو یا کمد قرار گیرند. مواردی که باقی می مانند پرونده ها و کاغذ هایی هستند که به آنها نیاز دارید.

یک “منطقه ی فعالیت” روی میزتان ایجاد کنید

از این منطقه استفاده کنید برای مواد یا مطالبی که برای انجام پروژه تان به آنها نیاز دارید، پروژه ایی که در دست اقدام است. به محض اینکه هر فعالیت را انجام دادید، آن منطقه را تمیز کنید و آن را برای کار بعدی آماده کنید.

منظم کردن لوازم یا پرونده هایی که اغلب استفاده می کنید. -چیزی که بیشتر از آن استفاده می کنید، باید به شما نزدیک تر باشد،میزتان را برای مفید بودن مرتب کنید نه برای اینکه چگونه به نظر برسد.

چگونه میزتان را مرتب نگه می دارید؟

در پایان هر روز پنج دقیقه را صرف تمیز کردن میزتان کنید و آن را منظم نگه دارید. اینگونه شما می توانید روز بعد به محل کارتان برگردید در حالی که با یک سطح تمیز و منظم روبه رو می شوید.

ابزار سازمان دهی (مرتب کردن)

ما در زمانی زندگی می کنیم که فن آوری های خارق العاده ایی وجود دارند. از برنامه ریز ها یا تقویم های دیجیتالی استفاده کنید. بسیاری از مردم برای مرتب کردن برنامه هایشان از این برنامه ریز ها یا تقویم های دیجیتالی استفاده می کنند. این ها می توانند برای انجام دادن کارها یا وظایف مفید باشند.

به عنوان مثال بسیاری از تقویم های دیجیتالی مانند Outlook و iCal، این امکان را به شما می دهند که کارهایتان را با رنگ کد بندی کنید.شما می توانید از قرمز برای انجام کارهای ضروری از سبز برای انجام کارهایی که مهلت آنها تمدید شده است و از آبی برای انجام کارهایی که اولویت چندانی ندارند، استفاده کنید.

استفاده از یک صفحه گستر به منظور اینکه بتوانند پیشرفت خود را دنبال کنند. -صفحه گستر ها مفید هستند چرا که شما می توانید از قالب بندی مشروط استفاده کنید و هنگامی که کارها به موعد مقرر شان نزدیک می شوند، به شما هشدار می دهد.

درنتیجه شما می توانید در یک نگاه بفهمید چه مواردی در برنامه ی شما هستند و یا اینکه چه مواردی در برنامه ی شما نیستند. این مخصوصا زمانی مفید است که شما با یک تیم کار می کنید و یا هنگامی که باید از پیشرفت دیگران آگاه شوید.

نکات کلیدی

بی نظمی می تواند برای پیشرفت شغلی تان هزینه بر باشد، بی نظمی می تواند بازدهی تان را کاهش دهد و استرس را به زندگی شما اضافه کند. برای منظم شدن وقت بگذارید و تلاش کنید، منظم شدن در بلند مدت می تواند خیلی به شما کمک کند.

با استفاده از یک دفترچه شروع کنید، دفترچه ایی که براساس نظم است و کمک می کند مکالمات، ایده ها و یادآوری هایتان را دنبال کنید. هر روزتان را با یک میز تمیز و لیست منظم کارهایی که باید انجام دهید، شروع کنید. برای انجام دادن برنامه تان و پروژه هایی که به آرامی پیش می روند از فناوری استفاده کنید.

ویژگی هایی مانند کدگذاری رنگی و هشدار های صوتی می توانند به شما کمک کنند برای تضمین اینکه موعد های مقرر و قرار ملاقات ها از دست نمی روند.

مدیریت سازمانی شخصی

برای خودتان یک پاداش در نظر بگیرید. اگر فکر می کنید که منظم ماندن کار دشواری ست، سعی کنید به خودتان جایزه دهید به عنوان مثال، اگر شما چهار مورد از کارهای روز مره تان را انجام داده اید به خودتان جایزه دهید با یک فنجان قهوه یا ده دقیقه چرخش آزاد در وب.

از یک تقویم استفاده کنید

برخی کارهای کوچک را برنامه ریزی کنید -اگر یک کار یا پروژه مستلزم این است که از قبل در مورد آن اقدام شود (مانند خریدن نان حلقه ایی و قهوه برای جلسه کارکنان)، وظایف مربوط به آن را در برنامه ریز خودتان بنویسید. این به شما کمک می کند برای انجام هر کاری وقت کافی داشته باشید.

مستنداتان را اسکن کنید -اگر دوست ندارید دفتر کارتان پر از کمد باشد، مستند ات را اسکن کنید و آنها را در کامپیوتر ذخیره کنید. اگر یک دستیار شخصی دارید بهتر است این کار را به او واگذار کنید. در غیر این صورت، سعی کنید بخشی از مستندات را روزانه اسکن کنید و در نهایت همه ی مستندات پروژه را بلند مدت اسکن کنید.

ابزاری را برای سازمان دهی انتخاب کنید که مورد پسند تان هستند -محصولاتی را انتخاب کنید که از نظر بصری یا عاطفی برای شما خوشایند هستند. به عنوان مثال اگر شما تصمیم می گیرید که به شکل روزانه از یک دفترچه استفاده کنید، دفتر زیبایی بخرید چیزی که آن را دوست دارید.

هنگامی که ابزار به لحاظ بصری مورد پسند شما هستند و البته راحت، احتمال اینکه از آنها استفاده کنید بیشتر است.

منبع: verywellmind