فرض کنید شما به تازگی یک کار جدید به عنوان یک مدیر پیدا کرده‌اید. تبریک می‌گوییم! یا شاید جدیداً به شما وظیفه مدیریت یک تیم جدید با هم داده شده است. چه چالشی! فرقی نمی‌کند که آیا شما برای اولین برای نقش مدیریتی خود آماده می‌شوید و یا سال‌هاست که مدیریت تیم‌ها را بر عهده داشته‌اید، همیشه می‌توانید مهارت‌های مدیریت تیم جدیدی یاد بگیرید.
در ادامه برای آشنایی با مهارت‌های مدیریت تیم با کلینیک اعصاب و روان هیربد همراه باشید.
سخن اول
در راه مدیریت تیم برخی از تعاریف پایه به شما کمک زیادی خواهند کرد. به عنوان مثال: تعریف مدیریت دقیقاً چیست؟ و چگونه از رهبری متفاوت است؟
یک نقطه شروع خوب نقل قولی از وارن گ. بنیس (Warren G. Bennis) است که می‌گوید: “رهبران افرادی هستند که کارهای درست انجام می‌دهند؛ مدیران افرادی هستند که درست کار می‌کنند.”
رهبری شامل ایجاد چشم انداز قانع کننده از آینده، برقراری ارتباط بین این چشم انداز و کمک به افراد در درک و تعهد به آن است. از طرف دیگر، مدیران مسئول هستند تا اطمینان حاصل شود که چشم انداز به طور مؤثر و موفقیت آمیز اجرا می‌شود.
البته این دو نقش با هم همپوشانی دارند و به منظور کارآمد بودن به طور کامل، شما باید نیازهای هر دو نقش را برآورده کنید. با این حال، تمرکز این مقاله در مورد مهارت‌ها و مسئولیت‌های خاص مدیران و ابزارهای موجود برای آنها است. در نهایت، هیچ وقت نیروی کار افرادی را در جهت رسیدن به چشم انداز افسانه‌ای از آینده به کار نگیرید. چون زمانی که در مرحله پیاده سازی قرار می‌گیرید، شکست می‌خورید.
اهمیت محول کردن وظایف و کارها در مهارت‌های مدیریت تیم
اولویت اول برای مدیران تیم، محول کردن و تفویض کردن است. مهم نیست که شما چقدر مهارت دارید، کارها و وظایف متعددی وجود دارد که شما وقت می‌کنید همه آنها را خودتان انجام دهید.
با وجود یک تیم پشت سرتان، شما می‌توانید موفقیت‌های خیلی بیشتری به دست بیاورید: به همین دلیل مهم است که شما به طور مؤثری کارها را محول کنید!
محول کردن موفق کارها با تطبیق میان افراد و وظایف شروع می‌شود، بنابراین در ابتدا شما باید توضیح دهید که نقش و اهداف تیم شما چیست. یکی از روش‌های خوب برای انجام این کار ساختن چارت تیمی است که هدف از تیم را مشخص می‌کند و نحوه عملکرد واحدها را با هم ترکیب می‌کند.
این کار نه تنها کمک می‌کند که تیم خود را به یک شروع عالی هدایت کنید، همچنین اگر تیمتان از مسیر منحرف شده باشید، برای بازگرداندن آن بر روی مسیر می‌تواند مفید باشد. پس از طی این مرحله شما می‌توانید در مورد مهارت‌ها، تجربه‌ها و شایستگی‌های تیم خود فکر کنید و افراد را به وظایف مناسب تطبیق دهید.
ایجاد انگیزه در تیم
یکی دیگر از وظایف کلیدی شما به عنوان یک مدیر، انگیزه دادن به اعضای تیم است. سیاست انگیزه دادن به مفروضات اساسی شما در مورد افرادی که برایتان کار می‌کنند بستگی دارد. اگر شما معتقدید که اعضای تیمتان ذاتاً تنبل هستند، شما به نظریه X اعتقاد دارید، در حالی که اگر اعتقاد دارید که اکثر آنها خوشحال هستند و مایل به کار هستند، شما به سمت نظریه Y تمایل پیدا خواهید کرد.
اطمینان حاصل کنید که شما این نظریه‌ها را کاملاً درک می‌کنید. چرا که آنهاً اساساً بر موفقیت شما در انگیزه دادن به افراد تأثیر می‌گذارند.
در هر روشی که شما برای انگیزه دادن ترجیح می‌دهید، همچنین باید توجه داشته باشید که وقتی صحبت از انگیزه می‌شود کارمندان نیازهای متفاوتی دارند. بعضی از افراد به شدت خود انگیزشی هستند، یعنی خودشان به خودشان انگیزه می‌دهند، در حالی که برخی دیگر بدون انجام مداخلات مدیریتی در این مورد کم کاری می‌کنند.
توسعه تیم
تیم‌ها شامل افرادی می‌شوند که دیدگاه‌ها و توانایی‌های متفاوتی دارند و در مراحل مختلف زندگی حرفه‌ای خود قرار دارند. بعضی از اعضای تیم ممکن است متوجه شوند که وظایفی که به آنها اختصاص داده‌اید چالش برانگیز هستند و ممکن است نیاز به پشتیبانی داشته باشند. برخی دیگر ممکن است “دست‌های قوی” را در مورد آنچه که انجام می‌دهند، داشته باشند و ممکن است به دنبال فرصت‌هایی برای گسترش مهارت‌های خود باشند. در هر صورت، این مسئولیت شماست که تمام افراد خود را توسعه دهید.
مهارت‌های شما در این جنبه مدیریت، موفقیت دراز مدت شما را به عنوان یک مدیر تعریف می‌کند. اگر می‌توانید به اعضای تیم کمک کنید تا در کاری که انجام می‌دهند بهتر شوند، شما مدیری هستید که افراد مشتاق به کار با او هستند و بدین ترتیب شما نیز به سازمان خود کمک بزرگی خواهید کرد.
مؤثرترین روش برای توسعه‌ی تیمتان این است که اطمینان حاصل کنید که به طور منظم از اعضای تیم خود بازخورد می‌گیرید. بسیاری از ما بازخورد گرفتن را دوست نداریم، مخصوصاً وقتی که آنها منفی باشند. با این حال، اگر شما به طور منظم بازخورد بدهید و دریافت کنید، عملکرد هر کس بهبود می‌یابد.
ارتباط و کار با تیمتان و با دیگران
مهارت‌های ارتباطی برای تقریباً هر نقشی ضروری است. اما مهارت‌ها و تکنیک‌های خاصی وجود دارد که شما به عنوان یک مدیر بیشتر از یک کارمند معمولی آنها را به کار می‌گیرید. این مهارت‌ها در دو بخش قرار می‌گیرند: برقراری ارتباط با اعضای تیم و برقراری ارتباط با افراد خارج از تیم. در ادامه در مورد هر کدام از آنها بحثی کوتاه خواهیم کرد.
برقراری ارتباط با اعضای تیم خود
به عنوان یک مدیر تیم، شما احتمالاً جلسه‌های منظم جمعی و همچنین جلسات تک به تک را برگزار می‌کنید. جلسات مختلف و مخصوصاً جلسات از نوع منظم، بسیار مشهور به هدر دادن وقت افراد هستند، بنابراین ارزش برگزاری جلسات مؤثر را باید به دست آورد.
بسیاری از جلسات شامل جلسات طوفان مغزی می‌شوند. به عنوان مدیر تیم، شما اغلب باید این موضوع را تسهیل کنید، بنابراین باید با انجام این کار راحت باشید. هدف این جلسات بیشتر از روبرو شدن با ایده‌های خلاقانه است، همانطور که وقتی که شما فقط یک شرکت کننده منظم در چنین جلساتی هستید اتفاق می‌افتد.
شنونده‌ی فعال بودن یکی دیگر از مهارت‌های مهم برای مدیران و دیگر کارکنان است. هنگامی که شما مسئول هستید، می‌توانید به راحتی فکر کنید که می‌دانید دیگران چه می‌گویند یا اینکه گوش دادن برایتان اهمیت کمتری دارد، زیرا همیشه در حال فکر کردن به راه حل‌ها هستید.
سعی کنید به این دام نیافتید. بیشتر مدیران خوب شنوندگان فعالی هستند: این ویژگی به آنها کمک می‌کند تا مشکلات را زود شناسایی کنند (درست زمانی که هنوز هم مقابله با آنها آسان است)، از سوء تفاهم‌های پر هزینه جلوگیری کرده و اعتماد در تیم‌های خود ایجاد کنند.
برقراری ارتباط با افراد خارج از تیم
رئیس شما احتمالاً مهمترین فردی است که باید با آن ارتباط برقرار کنید. برای درک کامل اینکه رئیس شما چه چیزی از شما و از تیمتان می‌خواهد، زمان صرف کنید. اگر شما دقیقاً بدانید که او چه چیزی را دوست دارد و اینکه کدام روش تحویل را ترجیح می‌دهد، بهتر می‌توانید رضایت او را جلب کنید.
از اینکه از رئیس خود بخواهید که مربی یا معلم شما باشد نترسید: شما معمولاً می‌توانید از او چیزهای زیادی یاد بگیرند، اما او ممکن است در مورد ارائه این اقدام برای شما فعال نباشد.
اگر برای گرفتن مشاوره به رئیس خود نزدیک می‌شوید، اطمینان حاصل کنید که در مورد همه چیز تا آنجا که ممکن است فکر کرده‌اید. موضوع را با یک خلاصه‌ی تفکر خود در این باره معرفی کنید و سپس بگویید که در مورد آن به کمک نیاز دارید.
همچنین به عنوان یک مدیر، بخشی از کار شما این است که مراقب تیم خود باشید و آن را از فشار ناخوشایند محافظت کنید. مهارت‌هایی مانند برانگیختگی و مذاکره نصف به نصف را یاد بگیرید، به طوری که بتوانید یا کار اضافی را دور کنید یا در مورد منابع اضافی مذاکره کنید.
بخشی دیگر از کار شما این است که نحوه تعامل تیم را با گروه‌های دیگر مدیریت کنید. از روش تجزیه و تحلیل سهامداران (stakeholder analysis) برای شناسایی گروه‌هایی که باید با آنها برخورد کنید استفاده کنید. سپس با این افراد صحبت کنید تا آنچه را که از شما می‌خواهند و آنچه که آنها می‌توانند برای کمک به شما انجام دهند، پیدا کنید.
مدیریت نظم و انضباط
زمانی که باید برای به نظم در آوردن یک کارمند صرف می‌شود، بیشترین زمان را در شغل مدیران تلف می‌کند.
انضباط ممکن است به طور واضح از بازخورد پایه متفاوت باشد، زیرا همیشه به طور خاص به کار کارمند مربوط نیست. برای مثال، شما می‌توانید در برخی موارد از روش تلفن به آنها بازخورد بدهید، اما در مقابله با مشکلاتی نظیر زمانبندی و نظم و تمیزی شخصی می‌توانید رویکرد دیگری داشته باشید.
شناسایی و مقابله با نقض آشکار قانون یا سیاست شرکت، آسان است. اما شرایط دیگر چطور؟ از یک طرف، شما نمی‌خواهید مسائل کوچک به نظر برسند. از سوی دیگر، نمی‌توانید اجازه دهید چیزهایی را که می‌بایست با آن برخورد کنید، ادامه یابند.
از قوانین زیر به منظور تصمیم گیری در مورد اینکه آیا شما باید اقدام کنید یا نه استفاده کنید. اگر پاسخ به هر یک بله است، پس شما باید زمانی را برای گفتگو با کارمند به طور خصوصی تنظیم کنید.
- آیا مسئله بر کیفیت کار ارائه شده توسط کارمند به مراجع (داخلی یا خارجی) تأثیر می‌گذارد؟
به عنوان مثال یک طراح گرافیک به طور منظم در تحویل کار دیر می‌کند، هرچند او تا دیر وقت می‌ماند تا این کار را انجام دهد. مراجعان گاهی اوقات ناامید می‌شوند زیرا آنها نمی‌توانند در آغاز روز به او دسترسی پیدا کنند، مخصوصاً زمانی که او در پروژه‌های عجله‌ای کار می‌کند.
- آیا این موضوع بر انسجام تیم تأثیر منفی دارد؟
طراحان فردی تمایل به کار بر روی پروژه‌های خود دارند و چون جلسات کمی بین اعضای تیم طراحی وجود دارد، بنابراین بر انسجام تیم تأثیری نمی‌گذارد. با این حال افراد متوجه عدم وقت شناسی آن کارمند می‌شوند و زمان بندی افراد دیگر شروع به لغزش می‌کند.
- آیا موضوع ضرورتاً منافع دیگر افراد تیم را تضعیف می‌کند؟
طراح نشسته در میز کناری کارمندی که دیر می‌آید، ناراضی است. زیرا او قبل از رسیدن همکارش به دفتر، باید تماس‌های مراجعان را جواب دهد و قادر به پاسخ دقیق به سؤال «چه زمانی او در دفتر حضور خواهد داشت» نیست.
در این وضعیت، مدیر تیم طراحان تصمیم می‌گیرد که با توجه به تأثیرگذاری منفی بر همکارانش، با کارمندی که هر روز دیر می‌کند صحبت کند. آنها موافقند که دیرآمدن به سر کار به هر دلیلی ممکن است اتفاق بیافتد (شاید او راه طولانی با مسیر دارای ترافیک سنگین دارد). اما او متعهد می‌شود که هر روز 9:30 صبح سر کار باشد تا تعداد تماس‌هایی که همکاران او جواب می‌دهند کاهش یابد و همچنین زمان مشخصی را برای تماس مراجعان تعیین کند.
هنگامی که شما با یک مشکل بالقوه انضباط مواجه می‌شوید، به جمع آوری اطلاعات در مورد وضعیت زمان صرف کنید، در مورد آنچه قصد دارید انجام دهید تصمیم گیری کرده و سپس تصمیم خود را عملی کنید.
مسائل انضباطی اغلب به ندرت از تنظیم خود خارج می‌شوند. اما زمانی که از تنظیم خارج می‌شوند، معمولاً رفته رفته بدتر شده و باعث خشم شدیدی در میان اعضای تیم می‌شوند.
اجتناب از تله‌ها
برخی از اشتباهات رایجی وجود دارند که مدیران جدید تمایل به انجام آنها دارند. شما هم باید مراقب باشید که از انجام آنها اجتناب کنید!
این اشتباهات عبارتند از:
- فکر کردن به اینکه می‌توانید بر دانش و مهارت‌های فنی موجود خود تکیه کنید تا به عنوان یک مدیر موفق شوید. ضروری است که وقت خود را برای توسعه مدیریت خوب و مهارت‌های افراد تیمتان صرف کنید. این موضوع می‌تواند مهمتر از مهارت‌های فنی شما باشد!
- عدم مشورت منظم با رئیس‌تان، کاری اشتباه است که نشان می‌دهد که فکر می‌کنید خودتان می‌توانید از پس همه چیز برآیید.
- نزدیک شدن به رئیس خود بدون فکر کردن در مورد یک مشکل و بدون در نظر گرفتن چگونگی حل این مشکل.
- خجالت کشیدن از رئیس خود یا تدارک دیدن یک سورپرایز زننده برای او.
- انجام هر کاری که رئیس شما را مجبور کند تا از شما در مقابل دیگران دفاع کند. این موضوع باعث می‌شود که رئیس شما در مقابل همکاران و مافوقان خود وجهه‌ی خوب خود را از دست بدهد و چنین به نظر برسد که تیم او خارج از کنترل است.
- عدم برقراری ارتباط با مراجعان (داخلی یا خارجی) در مورد آنچه که آنها از شما و تیم شما می‌خواهند.
- استفاده از اختیاراتتان به شکل نامناسب. اطمینان حاصل کنید که همه چیزهایی را که از افرادتان می‌خواهید انجام دهند، به نفع سازمان است.
بسیاری از این نکات به صراحت قابل درک هستند. با این وجود، مرتکب شدن این اشتباهات در عجله زندگی روزمره مدیریتی فوق العاده آسان است.
نکات کلیدی
هنگامی که شما به مدیریت ارتقاء یابید، باید مجموعه‌ای جدید از مهارت‌های مدیریت تیم را در خود توسعه دهید و از ابزار و تکنیک‌های جدید استفاده کنید. این مهارت‌ها و ابزارها به شما در مدیریت فعالیت‌های کلیدی سازماندهی، ایجاد انگیزه، توسعه و ارتباط با تیمتان کمک خواهند کرد.
مهمتر از همه، یاد بگیرید چگونه به طور مؤثر وظایف و کارها را به کارمندانتان محول کنید. همچنین یاد بگیرید که چگونه به کارکنانتان انگیزه دهید، اعضای تیم را بهبود دهید، به طور مؤثر با افراد داخل و خارج از تیم خود ارتباط برقرار کرده و نظم و انضباط را مدیریت کنید.
و اطمینان حاصل کنید که از اشتباهاتی که بسیاری از مدیران جدید مرتکب می‌شوند اجتناب کنید!
منبع: mindtools
