مقوله مدیریت زمان یکی از کار آمدترین ابزارها برای دستیابی به موفقیت های هرچه بیشتر در زندگی روزمره فرد به شمار می آید که متاسفانه اغلب افراد در کشور ما هیچ اطلاعی از آن و نحوه بکار گیری این کلید طلایی ندارند.
در ادامه قصد داریم تا شما را با جزئیاتی مهم اما مفید آشنا کنیم.
در ادامه با کلینیک اعصاب و روان هیربد همراه باشید.
اغلب ما عادت داریم تا زمان های زیادی را صرف انجام اموری کنیم که هیچ سودی برای ما ندارند و عملا انجام آنها باعث خواهد شد وقت ما، که با ارزش ترین دارایی هر انسانی به شمار می رود به هدر برود.
یکی از مهم ترین ابزار برای مدیریت زمان و برنامه ریزی برای انجام کار ها استفاده لیست امور یا لیست کاری می باشد.
با داشتن یک لیست کاری متوجه خواهید شد که در طول روز چقدر زمان هدر رفته داشته اید که با استفاده از آنها می توانستید تغییری عمیق در زندگی و روند پیشرفت خود ایجاد کنید.
مدیریت زمان
زمانی که شما به درک درستی از مضمون مدیریت زمان دست پیدا کنید درخواهید یافت که چگونه قادرید با حذف فعالیت های کم ارزش و به حداقل رساندن آنها زمان بیشتری ذخیره کنید، این در حالی است که شما در همان زمان کارهای مفید دیگری را به انجام خواهید رساند بدون اینکه لازم باشد تا زمان بیشتری را صرف کنید.
کلید طلایی شما برای دستیابی به این مهم استفاده از لیست کاری است در ادامه به شما نحوه تولید و استفاده از آن را خواهیم آموخت.
لیست فعالیت در مدیریت زمان چیست؟
لیست فعالیت می تواند چیزی شبیه به دفترچه خاطرات و یا حتی یک چک لیست مربوط به وظایف شما باشد. به عبارت دیگر یک سابقه مکتوب از نحوه سپری کردن زمان.
شما با ثبت فعالیت های خود طی چند روز متوالی قادر خواهید بود تا تصویر دقیقی از اموری که قرار است طی چند روز آینده زمان خود را صرف انجام آنها بکنید داشته باشید؛ حال شما با علم بر این موضوع به خوبی می دانید که می بایست زمان خود را برای انجام چه اموری اختصاص دهید و چقدر وقت آزاد برای اختصاص دادن به خودتان خواهید داشت.
همچنین داشتن یک لیست فعالیت به شما کمک می کند تا امور خود را بر اساس اولویت دسته بندی کرده و به انجام برسانید، به عنوان مثال امور مهم تر که نیازمند دقت بیشتری هستند در ساعات اولیه روز و اموری که دارای اهمیت کمتری می باشند را به ساعات بعدی موکول کنید.
همچنین داشتن این لیست به شما کمک می کند تا امور بیهوده را شناسایی کنید، این امور هیچ کمکی برای دستیابی شما به هدف نخواهند کرد و صرفا انجام آنها باید در اوقات فراغت صورت گیرد، به عنوان مثال گشت و گذار در اینترنت و یا رفتن به یک کافه برای صرف قهوه.
زمانی که متوجه شوید که هرکدام از این امور چقدر از وقت شما را به خود اختصاص خواهند داد، به خوبی قادر به مدیریت زمان خواهید بود.
نکته: لیست فعالیت را نباید با لیست یاد آوری اشتباه گرفت، لیست فعالیت یک ابزار برای شناسایی زمان صرف شده در هر کار و شناخت امور بیهوده می باشد.
چگونه می توانیم یک لیست فعالیت بسازیم؟
تلفن هوشمند شما می تواند یک ابزار کارآمد در این زمینه برای شما باشد، شما می توانید از اپلیکیشن های طراحی شده در این زمینه استفاده کنید و یا در صورت علاقه این کار را به صورت دستی انجام دهید.
یک صفحه با این سر ستون ها تنظیم کنید:
- تاریخ/ زمان
- شرح فعالیت
- احساس من
- مدت زمان صرف شده
- مقدار
حالا لازم است تا تمام اموری که انجام می دهید را به ثبت برسانید.
لازم است تا تمام اموری که در طول روز انجام می دهید را یادداشت کنید، فرقی نمیکند که کاری ضروری باشد یا عملی کاملا بیهوده و سطحی، از انجام فعالیت های اصلی تا زمانی که برای گپ زدن با همکار خود اختصاص داده اید.
حالا بعد از یک هفته لازم است تا به بررسی این لیست بپردازید؛ اکنون متوجه خواهید شد که چه میزان از زمان خود را صرف امور بیهوده کرده اید.
تحلیل لیست فعالیت
- پس از گذشت چند روز، حالا می بایست لیست خود را تحلیل کنید، بررسی کنید که چه میزان از زمان شما صرف انجام امور بیهوده شده است؟ در چه ساعاتی از روز بازدهی بیشتری دارید و چه میزان از امور اصلی را در این زمان انجام داده اید.
- حال زمان افزایش بهره وری است، اموری که به شما در دستیابی به اهدافتان کمکی نمی کنند حذف کنید و یا از زمانی که به آنها اختصاص داده اید بکاهید.
- انجام اموری که منفعت کمتری برای شما دارند را در اولویت های بعدی قرار دهید
- زمانی که بیشترین انرژی را دارید امور اصلی را به انجام برسانید
