داشتن مهارت‌های خوب و قوی حل مشکل می‌تواند تفاوت‌های زیادی را در زندگی حرفه‌ای شما ایجاد کند.
برای آشنایی با این مهارت‌ها در ادامه با کلینیک اعصاب و روان هیربد همراه باشید.
حل مشکلات
همیشه مشکلات در مرکز بسیاری از کارهایی است که افراد هر روز در محل کار انجام می‌دهند.
بسته به اینکه آیا شما مشکلی را برای یک مراجع (داخلی یا خارجی) حل می‌کنید، از کسانی که مشکلات را حل می‌کنند پشتیبانی می‌کنید و یا مشکلات جدیدی را برای حل کشف می‌کنید، مشکلات شما می‌تواند بزرگ یا کوچک، ساده یا پیچیده و آسان یا دشوار باشد.
هنری کایزر (Henry Kaiser) صنعتگر آمریکایی می‌گوید:
مشکلات تنها فرصت‌ها برای خودی نشان دادن در لباس کاری هستند.
بخش اساسی نقش هر مدیر، پیدا کردن راهکارهایی برای حل مشکلات است بنابراین، حل مشکلات با اعتماد به نفس بودن، برای موفقیت شما بسیار مهم است.
بیشترِ این اعتماد به نفس از داشتن یک فرآیند خوب برای استفاده در هنگام نزدیک شدن به یک مشکل ایجاد می‌شود.
با داشتن اعتماد به نفس شما می‌توانید مشکلات را به سرعت و به طور مؤثر حل کنید.
بدون اعتماد به نفس، راهکارهای شما ممکن است بی‌اثر باشد، یا شما در جایی گیر کنید و نتوانید کاری انجام دهید و بدین ترتیب گاهی اوقات عواقب دردناکی ایجاد شود.
مراحل حل مشکل
چهار مرحله‌ی اساسی در حل مشکل وجود دارد:
- تعریف مشکل
- ایجاد جایگزین
- ارزیابی و انتخاب جایگزین
- پیاده سازی راهکارها
در این مقاله تمرکز بر روی کمک به شما برای موفقیت در مرحله‌ی اول از این مراحل یعنی مرحله‌ی تعریف مشکل است.
بخش بسیار مهمی از این امر مستلزم شناخت وضعیت پیچیده‌ای است که در آن مشکل رخ می‌دهد، به طوری که شما می‌توانید دقیقاً مشخص کنید که مشکل چیست.
بسیاری از ابزارهای مطرح شده در این بخش به شما کمک می‌کنند تا این کار را انجام دهید.
پس از مروری بر این موضوع، برخی چارچوب حل و فصل مفید و قابل اعتماد را بررسی خواهیم کرد.
تعریف مشکل
کلید تعریف مشکل خوب این است که شما با مشکل واقعی برخورد کنید، نه علائم آن.
به عنوان مثال، اگر عملکرد در دپارتمان شما غیر استاندارد باشد، ممکن است فکر کنید مشکل مربوط به افراد ارائه کننده کار است، اما اگر کمی عمیق تر به مشکل نگاه کنید، مشکل واقعی ممکن است مربوط به کمبود آموزش و یا حجم کاری غیر منطقی باشد.
در این مرحله، مهم است که مطمئن شوید که شما به این موضوع با دیدگاه‌های مختلف نگاه می‌کنید.
اگر خیلی زود به پیدا کردن مشکل اقدام کنید، می‌توانید با یک بیانیه‌ای که واقعاً یک راه حل است مشکل را حل کنید.
به عنوان مثال، این بیانیه مشکل را در نظر بگیرید:
«ما باید راهی برای نظارت بر افرادی که کارهای نامنظمی را انجام می‌دهند پیدا کنیم.»
این بیانیه به شما امکان کشف دلایل واقعی عملکرد پایین را نمی‌دهد. پس باید بیانیه‌ای که واقعاً یک راه حل است، داشته باشید.
درک پیچیدگی
هنگامی که مشکل شما ساده است، راه حل معمولاً واضح است و لازم نیست که چهار مرحله‌ای که در بالا ذکر شد دنبال کنید.
اما هنگامی که مشکل شما پیچیده و دشوار بوده و درک آن سخت است، می‌توانید از این روش استفاده کنید، چرا که بافتی پیچیده از مسائل مرتبط با آن وجود دارد.
خبر خوب این است که ابزارهای متعددی وجود دارد که شما می‌توانید برای درک این مشکلات استفاده کنید.
بسیاری از این ابزار به شما کمک می‌کنند که یک تصویر بصری روشن از وضعیت ایجاد کنید تا بتوانید آنچه که در حال انجام است را بهتر درک کنید.
نمودارهای وابستگی (Affinity Diagrams) برای سازماندهی بخش‌های مختلف اطلاعات به موضوعات مشترک و برای کشف روابط بین آنها عالی هستند.
یکی دیگر از ابزارهای محبوب، نمودارهای علت و معلول (Cause-and-Effect Diagram) است.
برای ایجاد راهکارهای قابل قبول، باید درک درستی از مسئله ایجاد کنید.
با استفاده از این نمودارها، مشخص می‌شود که عدم آموزش می‌تواند به تقویت مشکل کمک کند، همچنین این نمودارها می‌تواند علل احتمالی مانند اضافه کاری و مشکلات مربوط به تکنولوژی را برجسته نمایند.
هنگامی که مشکل شما در فرآیند کسب و کار اتفاق می‌افتد، ایجاد یک فلوچارت، نمودار شنا لین (Swim Lane Diagram) یا یک نمودار سیستم به شما کمک خواهد کرد که بدانید چگونه فعالیت‌ها و ورودی‌های مختلف را با یکدیگر ترکیب کنید.
تکنیک های حل مشکل
این ترکیب اغلب به شما کمک می‌کند تا یک عنصر یا تنگنای گمشده‌ای را که باعث مشکل شما می‌شود، شناسایی کنید.
اغلب آنچه ممکن است شناسایی شود یک مشکل واحدی است که تبدیل به مجموعه‌ای از مشکلات شده است.
به عنوان مثال کار غیر استاندارد و نامنظم می‌تواند ناشی از مهارت‌های ناکافی باشد، اما بار کاری بیش از حد نیز نمی‌تواند کمک کننده باشد، زیرا ممکن است باعث سرعت بیش از حد و فقر انگیزه شود.
تکنیک Drill Down به شما کمک می‌کند مشکل خود را به قطعات کوچکتر تقسیم کنید، به طوری که هر کدام از آنها بتوانند به طور مناسب حل شوند.
فرایندهای حل مسئله
رویکرد چهار مرحله‌ای برای حل مشکلات که ما در ابتدای این مقاله ذکر کردیم، در بسیاری از موارد به شما کمک می‌کند.
با این حال برای یک فرآیند جامع‌تر، می‌توانید از روش‌های Simplex، Appreciative Inquiry یا Soft Systems Methodology (SSM) استفاده کنید.
این روش‌ها مراحل دقیقی را که می‌توانید برای حل مشکل به طور مؤثر استفاده کنید، فراهم می‌کند.
روش Simplex شامل فرآیند هشت مرحله‌ای زیر است:
یافتن مشکل، پیدا کردن واقعیت، تعیین مشکل، یافتن ایده، انتخاب و ارزیابی، برنامه ریزی، تبادل ایده و عمل.
این مراحل بر مبنای اصول فرآیند ایجاد می‌شوند و یک چرخه پیدا کردن و حل مشکل را ایجاد می‌کنند که به طور مستمر سازمان شما را بهبود می‌بخشد.
روش Appreciative Inquiry با رویکرد منحصر به فرد مثبت به شما کمک می‌کند تا با حل معضلات و بررسی آنچه که مناطق اطراف مشکل را احاطه کرده است، مشکل را حل کنید.
روش (Soft Systems Methodology (SSM طراحی شده است تا به شما در درک مشکلات پیچیده کمک کند تا بتوانید روند حل آنها را آغاز کنید. این روش از چهار مرحله استفاده می‌کند تا به شما کمک کند .
جزئیات بیشتری در مورد چگونگی ایجاد مشکل پیدا کنید و سپس اقداماتی را که وضعیت را بهبود می‌بخشد تعریف کنید.
نکات کلیدی حل مشکل
استفاده از ابزار و تکنیک‌های پایه ریزی شده می‌تواند به بهبود رویکرد شما در حل مشکلاتی که تیم و سازمان شما با آنها مواجه می‌شوند، کمک کند.
شما هر چقدر در حل مشکلاتتان موفق تر باشید، به همان اندازه در انجام کارهایتان موفق تر خواهید بود و فراتر از این، شما به مشهور شدن به عنوان کسی که می‌تواند موقعیت‌های دشوار را با یک روش عاقلانه و مثبت مدیریت کند، شروع خواهید کرد.
منبع: mindtools
