ماتریکس اولویت عمل چیست؟

اصول مهم /ضروری آیزنهاور

این ماتریکس از شما می خواهد که به این فکر کنید که انجام کدام کارها ضروری و مهم است.

در ادامه با کلینیک اعصاب و روان هیربد همراه باشید.

ظاهراً و مکرراً کارهای ضروری آنقدر مهم نیستند و اغلب فعالیت های خیلی مهم (مانند کار کردن در جهت اهداف زندگی تان) آنقدر ضروری نیستند. این روش به شما کمک می کند تا از این موضوع عبور کنید (میان کارهای مهم و ضروری تمایز قائل شوید).

ماتریکس آنسوف و ماتریکس بوستون

این ماتریکس ها به شما کمک می کنند تا فرصت های پیش رویتان را اولویت بندی کنید به واسطه ی “قوانین شصت دستی” که در اختیار شما می گذارند.

ماتریکس آنسوف با کمی ریسک به شما کمک می کند تا فرصت هایتان را اولویت بندی و ارزیابی کنید.

ماتریکس بوستون همین کار را انجام می دهد و به شما کمک می کند تا بر اساس جذابیت بازار و توانایی تان برای بهره بردن از آن، فرصت هایتان را اولویت بندی کنید.

تجزیه و تحلیل پارتو

هنگامی که شما با مشکلات ناگهانی مواجه می شوید که باید آنها را حل کنید تجزیه و تحلیل پارتو به شما کمک می کند مهم ترین تغییرات را تشخیص دهید و آنها را اعمال کنید. در ابتدا از شما می خواهد انواع مختلف مشکل را که با آنها روبه رو هستید را در یک گروه جمع کنید و سپس از شما می خواهد که تعداد موارد هر نوع از مشکل را حساب کنید. با اولویت بندی رایج ترین نوع مشکل شما می توانید روی تلاش تان برای حل آن مشکل تمرکز کنید. این روش زمان را مشخص می کند،  زمان پرداختن به مجموعه دیگر مشکلات و غیره.

شمردن بردای اصلاح شده

شمردن بردای اصلاح شده تکنیک مفیدی ست برای اولویت بندی موضوعات و پروژه های درون یک تیم، هر کسی در پروسه ی اولویت بندی به شکل عادلانه و برابر مشارکت می کند.این روش به ویژه هنگامی مفید است که اتفاق آرا مهم است و زمانی که باید یک تصمیم گیری قوی گروهی صورت گیرد.

با استفاده از این ابزار هر شرکت کننده ی گروهی می تواند اولویت های خودش را مطرح کند و سپس براساس مقایسی از یک تا ده آنها را درجه بندی کند، سپس امتیاز هر موضوع اضافه می شود و سپس موضوعات بر اساس امتیازات اولویت بندی می شوند. عادلانه بودن آشکار این روش آن را خیلی مفید می کند هنگامی که اولویت بندی بر اساس یک معیار ذهنی ست و هنگامی که یک جا خرید کردن مردم برای تصمیم گیری در زمینه ی اولویت بندی مورد نیاز است.

به شکل موثری از زمان استفاده کنید نه تنها به شکل نتیجه بخشی

تصور کنید که رئیس شما از شما درخواست کرده است برای جلسه بعدی هیأت مدیره سخنرانی مهمی داشته باشید.

شما تنها چند روز فرصت دارید که این سخنرانی را تدوین کنید، اضافه کار شما تقریباً زیاد است و شما در لیست تو دو (لیست کارهایی که باید انجام دهید) کارهای مهمی دارید. به همین دلیل است که شما مضطرب هستید نمی توانید تمرکز کنید و ظاهراً هر چیزی حواس شما را پرت می کند. عوامل استرس زای زمان برخی از فراگیرترین منابع فشار در محل کار شما هستند و آنها در نتیجه ی داشتن کار زیاد در زمان کم رخ می دهند. بنابراین شما چطور می توانید بر این استرس غلبه کنید و کارهایی را که به شما محول شده به موقع تحویل دهید تا کارتان را به درستی انجام داده باشید.

اصول مهم /ضروری آیزنهاور به شما کمک می کند به اولویت هایتان فکر کنید و مشخص کنید کدام یک از فعالیت هایتان مهم است و کدام یک از آنها ضرورتاً سرگرمی و مشغولیت محسوب می شوند.

چه فعالیت هایی مهم و چه فعالیت هایی ضروری هستند؟

در سخنرانی 1954 و در مجمع دوم شورای جهانی کلیساها، رئیس جمهور پیشین آمریکا دی وایت دی آیزنهاور که از دکتر جی روسکو میلر رئیس دانشگاه نورث وسترن نقل قول می کرد، اظهار داشت ؛”من دو نوع مشکل دارم :ضروری و مهم.مشکلات ضروری مهم نیستند و مشکلات مهم هرگز ضروری نیستند.” گفته می شود که این “اصل آیزنهاور” نشان می دهد که او چگونه اضافه کار و اولویت هایشان را سازمان دهی کرده است.

او تشخیص داد که مدیریت فوق العاده زمان به معنای اثر بخش بودن و نتیجه بخش بودن است. به عبارت دیگر ما باید وقت مان را صرف انجام کارهایی کنیم که مهم هستند نه آنهایی که صرفاً ضروری هستند. برای انجام این کار و به حداقل رساندن استرس ناشی از ضرب العجل های سفت و سخت ما باید تمایز میان مهم و ضروری را درک کنیم.

فعالیت های مهم پیامد هایی دارند که ما را به سمت تحقق اهداف مان سوق می دهند چه این اهداف در رابطه با حرفه مان باشند و چه شخصی باشند.

اصول مهم / ضروری آیزنهاور

فعالیت های ضروری نیازمند توجه فوری هستند و معمولاً با تحقق اهداف دیگران همراه هستند آنها اغلب فعالیت هایی هستند که ما رویشان تمرکز می کنیم و آنها به توجه نیاز دارند چرا که پیامد های عدم پرداختن به آنها سریع و فوری رخ می دهد.

هنگامی که ما می دانیم کدام فعالیت ها مهم هستند و کدام ضروری می توانیم بر گرایش طبیعی مان برای تمرکز روی فعالیت های غیر مهم و ضروری غلبه کنیم.

به طوری که می توانیم زمان کافی را مشخص کنیم برای انجام آنچه که برای موفقیت ما ضروری است. این روشی ست که ما از حالت تدافعی حرکت می کنیم به سمت موقعیتی که می توانیم تجارت مان و مشاغل مان را رشد و توسعه دهیم.

چگونه از اصول آیزنهاور استفاده کنیم

برای استفاده از این اصول همه ی فعالیت ها و پروژه هایی را که احساس می کنید باید انجام دهید را لیست کنید. سعی کنید همه ی آنچه را که سر کار وقت شما را می گیرد، لحاظ کنید حتی چیزهایی که جزئی و بی اهمیت هستند (اگر شما با استفاده از تو دو لیست یا اکشن پروگرم زمان تان را مدیریت می کنید، شما آن را تقریباً انجام خواهید داد). سپس به هر فعالیت فکر کنید و آن را در یکی از چهار دسته بندی تان قرار دهید، همانطور که در شکل شماره 10 نشان داده شده است.

1-ضروری و مهم

دو نوع فعالیت ضروری و مهم وجود دارد ؛فعالیت هایی که شما نمی توانید آنها را پیش بینی کنید و فعالیت هایی که آنها را رها کرده اید تا دقیقه آخر.

شما می توانید فعالیت های دقیقه آخر را حذف کنید با برنامه ریزی از قبل و اجتناب از تنبلی.

اگرچه شما همیشه نمی توانید از برخی از موضوعات و بحران ها اجتناب کنید یا آنها را پیش بینی کنید. اینجا بهترین روش این است که در برنامه تان زمانی را اختصاص دهید به اداره کردن موضوعات پیش بینی نشده. (اگر یک بحران مهم پیش می آید، شما باید دیگر وظایف تان را مجدداً برنامه ریزی کنید).

اگر شما فعالیت های مهم و ضروری زیادی داشته باشید مشخص کنید که کدام یک از آنها را می توانید پیش بینی کنید و در مورد اینکه چگونه می توانید فعالیت های مشابه را برنامه ریزی کنید، فکر کنید طوری که آنها به فعالیت های ضروری تبدیل نشوند.

2-مهم اما نه ضروری

این ها فعالیت هایی هستند که به شما کمک می کنند که به اهداف شخصی و حرفه ایی تان برسید و کارهای مهم تان را انجام دهید. مطمئن شوید که برای انجام صحیح این کار ها زمان زیادی دارید به طوری به کارهای ضروری تبدیل نمی شوند. همچنین به یاد داشته باشید که وقت کافی در برنامه تان لحاظ کنید که بتوانید به مشکلات پیش بینی نشده بپردازید. این شانس شما را برای اینکه از مسیر برنامه تان خارج نشوید، افزایش می دهد و به شما کمک می کند از استرس کاری که بیشتر ضروری ست تا لازم، اجتناب کنید.

3-مهم نه اما ضروری

کارهای ضروری و نه مهم، کارهایی هستند که مانع رسیدن شما به اهداف تان می شوند. از خودتان بپرسید که آیا می توانید مجدداً برنامه ریزی کنید یا اینکه واگذار کنید. یک منبع مشترک چنین فعالیت هایی عبارت است از بقیه افراد. گاهی اوقات باید به مودبانه به دیگران گفت “نه”یا اینکه آنها را تشویق کرد تا مشکل شان را خودشان حل کنند. (مقاله ی ما با عنوان” بله به اشخاص نه به کار “اینجا به کار می آید).

به عنوان راهی دیگر، سعی کنید هنگامی که در دسترس اید وقت داشته باشید طوری که افرادی که شما را می شناسند بتوانند با شما صحبت کنند. یک روش مناسب برای انجام این کار عبارت است از ترتیب دادن جلسات منظم با آنهایی که اغلب برای شما تداخل ایجاد می کنند به طوری که بتوانید بی درنگ به همه ی مسائل آنها بپردازید. سپس شما قادر خواهید بود روی فعالیت های مهم تان برای مدت طولانی تمرکز کنید.

4-نه مهم و نه ضروری

این فعالیت ها تنها حواس شما را پرت می کنند تا جای که ممکن است از آنها اجتناب کنید.

شما می توانید به سادگی بسیاری از این فعالیت ها را ندید بگیرید یا اینکه کنسل کنید. اگرچه برخی از آنها ممکن است فعالیت هایی باشند که دیگران از شما می خواهند که انجام دهید اگرچه آنها در نتایج مد نظر شما مشارکتی ندارند دوباره مودبانه بگوید” نه “و اگر برای شما مقدور است توضیح دهید که چرا نمی توانید.

نکات کلیدی

اصول مهم /ضروری آیزنهاور به شما کمک می کنند که بتوانید به سرعت فعالیت ها را مشخص کنید فعالیت هایی را که باید روی آنها تمرکز کنید همچنین فعالیت هایی که باید از آنها بگذرید و آنها را ندید بگیرید.

هنگامی که شما از این ابزار برای اولویت بندی زمان تان استفاده می کنید، می توانید به مسائل ضروری بپردازید و آنها را حل و فصل کنید و به شکل همزمان می توانید به کارهای مهم تان و اهداف بلند مدت تان بپردازید.

برای استفاده از این ابزار همه ی وظایف و فعالیت هایتان را لیست کنید و هر یک از آنها را در دسته بندی های زیر قرار دهید:

-مهم و ضروری

-مهم اما نه ضروری

-مهم نه اما ضروری

-نه مهم و نه ضروری