امروزه برنامه ریزی و یا تهیه لیست کاری از جمله مهم ترین ابزار هایی به شمار می رود که هر فردی برای مدیریت زمان، بدست گرفتن هدفمند امور مربوط به زندگی و تعیین اهداف کوتاه و بلند مدت به آن نیازمند است، اغلب افراد دوست دارند تا برنامه مخصوص به خود را داشته باشند اما به دلیل عدم آگاهی کافی قادر به انجام این کار نیستند.

در این مطلب قصد تا به شما بیاموزیم که چگونه لیست کاری شخصی خودتان را داشته باشید.

در ادامه با کلینیک اعصاب و روان هیربد همراه باشید.

  • آیا اغلب از میزان کاری که انجام می دهید ناراضی هستید؟
  • فکر می کنید که وقتتان هدر رفته؟
  • گاهی پیش آمده که وظایف مهمی که به شما محول می شود را فراموش کنید؟

شاید بتوان گفت ریشه تمام این موارد به یک جا ختم می شود!

عدم وجود یک لیست کاری مناسب یا برنامه ریزی دقیق؛ یک برنامه روزانه دقیق برنامه ای است که تمامی امور مربوط به شما را پوشش دهد، نکته مهم در تهیه این برنامه الویت بندی مناسب کار ها بر اساس میزان اهمیت و ارزش آنهاست، به نحوی که امور مهم تر در بالای لیست و اموری با اهمیت کمتر قسمت های انتهایی را به خود اختصاص می دهند.

لیست کاری مخصوص به خودتان را بسازید

لازم است تا بعد از تهیه این لیست از جامع بودن آن اطمینان حاصل کنید، بعد از تهیه این “لیست کار ها” شما مطمئن هستید که هیچ چیز را فراموش نکرده اید، با الویت بندی کار ها به امور خود نظم می دهید و مطمئن می شوید که به تمام امور مهم خود رسیدگی خواهید کرد و متوجه خواهید شد که چه اموری به توجه فوری شما نیاز دارند.

اغلب افراد موفق احساس می کنند که نیاز دارند تا در طول روز وقت بیشتری داشته باشند، اگر دوست دارید تا زمان بیشتری را در طول روز ذخیره کنید و به صورت مناسب تری از وقت خود استفاده کنید داشتن یک لیست کاری و برنامه روزانه هدفمند برای شما ضروری است.

کاریزما و دیسیپلین کاری کاری هر فرد به عوامل مختلفی بستگی دارد، اما یکی از مهم ترین فاکتور های آن نظم و دقت است، در صورت عدم وجود چنین فاکتوری دیگران نسبت به شما بی اعتماد خواهند بود.

زمانی که شما از قبل بدانید که قرار است چه اتفاقاتی برای شما رخ دهد به شکل قابل توجهی قادر خواهید بود تا ادراه صحیح امور را بدست گیرید، میزان استرس کمتری را تجربه خواهید کرد و نزد دیگران فرد قابل اعتماد تری به شمار خواهید آمد.

با فراق خاطر کار کنید

میزان استرس افراد رابطه مستقیمی با کارایی فرد دارد، هرچه میزان استرس در شما کمتر باشد میزان توان مفید شما بالا تر خواهد بود.

همچنین اگر یک لیست کار هوشمندانه را طراحی کرده و امور با الویت را در صدر جدول قرار دهید، زمانی که شما انرژی بیشتری دارید کار های مهم تر را خاتمه خواهید داد و همین موضوع سبب خواهد شد دقت بیشتری صرف این امور شده و کارتان نتیجه مطلوب تری را حاصل کند.

شاید در ابندا فکر کنید که خب این کاری بسیار راحت است و شاید برای آن اصلا نیازی به تهیه لیست نباشد و یا حتی بعد از تهیه لیست هم عمل به آن کاری سهل است، اما در حقیقت اغلب افراد قادر به پیروی از این برنامه نیستند و هرگز به صورت موثر از آن استفاده نمی کنند.

در واقع اغلب افراد زمانی این کار را شروع می کنند که به اولین موفقیت ها در زمینه های شغلی و یا زندگی شخصی رسیده اند، له این معنا که آغاز این کار مساوی است با شروع پیشرفت و موفقیت.

تهیه یک لیست کار ها یا برنامه روزانه

برای شروع می توانید از الگوی رایگان ما استفاده کنید. بعد از دانلود الگو لارم است تا مراحل زیر را به ترتیب پیگیری کنید.

مرحله اول

تمام کار هایی را که باید انجام دهید یادداشت کنید. در صورتی که فکر می کنید انجام برخی از این امور کار سختی است آنرا به چند بخش تقسیم کرده و هرکدام را به عنوان یک عمل جداگانه در نظر بگیرید.

زمان ایده آل برای انجام هر کاری 1 الی 2 ساعت می باشد، در طول مدت خستگی بیش از حد شما را آزار نخواهد داد، درصورتی که شما زمان بیشتری لازم داشت آنرا به چند بخش تقسیم کنید.

مرحله دوم

دراین مرحله نوبت به الویت بندی کار های می رسد، برای برنامه ریزی دقیق و داشتن یک لیست کاری مناسب می باسیت امور بر اساس درجه اهمیت الویت بندی شوند، این کار را با استفاد از حروف انگلیسی و یا هر روش دیگری که دوست دارید انجام دهید اما بازه این دسته بندی نباید خیلی گسترده باشد، به عنوان مثال می تواند بازه A تا F را در نظر بگیرید، امور مهم دارای درجه A و اموری که اولیت ها بعدی قرار می کنید درجه های پائین تر.

در صورتی که وقت کمی داشته و ظایف با الویت بالا طیف بیشتری را شامل می شوند لازم است تا لیست کاری تان را دوباره بازنویسی کرده و امور با اهمیت کم را حذف کنید.

استفاده از برنامه روزانه

لیست کاری

خب روزتان را شروع کنید!

به وظایف خود عمل کنید و بعد از انجام هرکدام از اموری که قرار بود انجام شود یک تیک جلوی آن بزنید اول وظایف اولویت A، سپس B، سپس C و … موارد مختلفی در نحوه لیست بندی و روش های استفاده از آن وجود دارد، به عنوان مثال اگر شما یک فروشنده هستید می توانید یک لیست کاری نسبتا کوتاه مدت داشته باشید و بد از گذشت یک مدت کوتاه دوباره لیستتان را تغییر داده و یا اینکه آنرا کامل تر کنید.

این کار سبب افزایش انگیزه و رغبت بیشتر در شما خواهد شد.

حال اگر نقش شما بیشتر عملیاتی است و به نوعی صاحب شغلی وابسته به دیگران، مانند یک شرکت، باشید بهتر است لیست کاری شما یک لیست طولانی مدت بوده و روند کلی را هر روز تکرار کنید.

استفاده از نرم افزار

اگرچه استفاده از یک روش آسان است، اما روش های موثر تری نیز با کارایی بیشتر وجود دارند که می توانید از آنها بهره ببرید، از جمله این روش ها می توان به استفاده از اپلیکیشن ها و نرم افزار های طراحی شده در راستای این هدف اشاره کرد.

یکی از بزرگ‌ ترین مزیت‌ های استفاده از یک رویکرد مبتنی بر نرم ‌افزار برای مدیریت لیست شما این است که شما می ‌توانید آن را به راحتی به روز رسانی کنید و یا اینکه دیگر لازم نیست هر روز یک جدول جدید برای برنامه ریزی امور ترسیم کنید.

بررسی یک نمونه

تصور کنید که شما تیمی را سرپرستی می ‌کنید که روی یک پروژه کار می ‌کند.

کار های زیادی برای انجام دادن وجود دارند و نیز افراد زیادی نیز توسط شما برای انجام این امور استخدام شده اند.

در این وضعیت، لیست خود را نسبت به اعضای تیم ساختار بندی کنید، کار ها و مهلت ‌های زمانی برای هر فرد در پروژه را تعیین و یادداشت کنید.

با این کار شما قادرید تا هروز لیست اموری که قرار است به انجام برسد را چک کرده و بررسی کنید که چه کسی روی چه چیزی کار می کند، به این روش میزان بهره وری افراد نیز برای شما مشخص خواهد شد.

در وضعیت دیگر ممکن است شما یک فروشنده باشید، بنابراین لازم است تا لیستی از افرادی که می خواهید با آنها تماس برقرار کنید را تهیه کرده و این افراد را بر اساس میزان استعداد برای خرید محصولتان الویت بندی کنید.

بازگردانی: حسن جوانبخت

نویسنده

دکتر آرش هیربد

دکتر آرش هیربد

من دکتر آرش هیربد دوره پزشکی عمومی را در دانشگاه علوم پزشکی اصفهان و تخصص روانپزشکی را در دانشگاه شهید بهشتی گذراندم. در بیمارستان آتیه به عنوان روانپزشک و مسئول دفتر سلامت روان مشغول به کار هستم. در کلینیک هیربد به عنوان موسس و مسئول فنی و روانپزشک بزرگسال فعالیت دارم. در زمینه اختلالات خلقی، اضطرابی، وسواس ، اختلالات خواب و… می توانم به شما کمک کنم.

چرا باور داشته باشیم ؟

پایش و سنجش آنلاین نتایج درمان

نوبت دهی آنلاین

آزمون های آنلاین روانشناختی معتبر

امکان مشاوره آنلاین از طریق وب سرویس

ارتباط با درمانگران عضو باور

نسخه دارویی آنلاین و یادآور پیامکی

آزمون های روانشناختی

آخرین مقالات سایت