برنامه ریزی موثر و کارآمد

برنامه ریزی به این منظور که شما بیشترین بهره را از زمان تان ببرید

پایان یک روز پر مشغله ی کاری دیگر است، اگرچه شما زود به اداره رفته اید و دیر برگشته اید،احساس می کنید که کار مهمی انجام نداده اید. این اتفاق خیلی ساده می افتد. مواجه شدن با جلسات کاری بی پایان، تداخل های پشت سر هم و کارهای ضروری دقیقه آخر، شما می توانید به راحتی تمام روز را پرمشغله باشید بدون اینکه در پروژه ها و اهدافی که اولویت بالایی دارند، پیشرفتی کنید. به همین دلیل است که دانستن این مطلب که چطور زمان تان را به شکل صحیحی برنامه ریزی کنید، مهم است.

در ادامه با کلینیک اعصاب و روان هیربد همراه باشید.

در این مقاله گام هایی را که به این منظور باید بردارید، بررسی می کنیم. برای کارهایی که خیلی مهم هستند وقت بگذارید در حالی که زمانی را برای پیشرفت شخصی خودتان، خانواده و دوستانتان اختصاص می دهید.

اهمیت برنامه ریزی

برنامه ریزی یک هنر است، هنر برنامه ریزی کردن فعالیت ها به طوری که بتوانید به اهداف و اولویت هایتان برسید در زمانی که برای شما موجود و قابل استفاده است. هنگامی که این کار به شکل موثری انجام شود به شما در موارد زیر کمک می کند :
-فهم آنچه که شما می توانید واقع بینانه به آن برسید در زمانی که دارید
-مطمئن شوید که برای انجام کارهای ضروری وقت کافی دارید
-زمان تصادفی در نظر بگیرید برای کاری های که غیر منتظره پیش می آیند
-از به عهده گرفتن کاری که بیش از توان شماست اجتناب کنید
-به شکلی ثابت و در جهت اهداف شخصی و حرفه ایی تان کار کنید
-برای خانواده، دوستان، ورزش و سرگرمی هایتان وقت کافی داشته باشید

به تعادلی مناسب میان کار و زندگی تان برسید.

زمان جزء منابعی است که نمی توانیم آن را بخریم اما اغلب آن را هدر می دهیم یا به شکل نه چندان موثری از آن استفاده می کنیم. برنامه ریزی به شما کمک می کند که در مورد آنچه که در طی روز، هفته یا ماه قرار است به آن دست پیدا کنید، فکر کنید. برنامه ریزی شما را در مسیر تحقق اهداف تان نگه می دارد.

چگونه زمان تان را برنامه ریزی کنید

یک زمان خاص در نظر بگیرید برای انجام برنامه ریزی تان به عنوان مثال در ابتدای هر هفته یا ماه. تعدادی ابزار متفاوت وجود دارد که می توانید از میان آنها انتخاب کنید. یک روش ساده و آسان برای حفظ برنامه عبارت است از استفاده از یک خودکار و یک کاغذ.با استفاده از یک برنامه نویس هفتگی زمان تان را سازمان دهی کنید (اینجا کلیک کنید برای دانلود رایگان الگوی برنامه ریز برای شروع).

شما همچنین می توانید از برنامه ها و نرم افزار هایی استفاده کنید مانند گوگل کلندر، MS اوت لوک،کمیونیتی/اپ -ریویوز /بیزنس -کلندر، php, بیزنس کلندر. ابزار برنامه نویسی انتخاب کنید که مناسب موقعیت شما، ساختار شغلی و علاقه ی شخصی و بودجه تان است.
هنگام انتخاب برنامه ریز مهم ترین چیز این است که اجاره دهید اطلاعات به راحتی وارد شوند و این امکان برای شما فراهم باشد که مدت زمان مناسب را (روز /هفته /ماه) در سطح جزئی مورد نیازتان، ببینید.

هنگامی که شما تصمیم می گیرید از کدام ابزار استفاده کنید، برنامه تان را به شکل زیر آماده کنید ؛

گام اول :زمان قابل استفاده تان را مشخص کنید

با مشخص کردن زمانی که می خواهید از آن برای انجام کاری کاری استفاده کنید، شروع کنید.
چه میزان وقت می گذارید برای کاری که طراحی شغل شما و اهداف شخصی تان را در زندگی منعکس می کند.
به عنوان مثال اگر شما مصرانه به دنبال ارتقاء هستید، شاید عاقلانه این است که هر روز بیش از ساعت های معمول کار کنید تا از خود گذشتگی تان را نشان دهید. از طرفی دیگر اگر می خواهید زمان زیادی داشته باشید برای انجام فعالیت های خارج از حوزه کاری، شاید تصمیم بگیرید که تنها ساعت های اختصاص یافته را کار کنید نه بیشتر.

گام دوم :فعالیت های ضروری را برنامه ریزی کنید

سپس اقداماتی را طراحی کنید که باید اجرا شوند تا کار به خوبی انجام شود. اینها اغلب اقداماتی خواهند بود که شما در برابرشان ارزیابی شده اید.

گام سوم :فعالیت هایی با اولویت بالا را برنامه ریزی کنید

تو دو لیست تان (لیست کارها) را بررسی کنید و فعالیت ضروری و با اولویت را برنامه ریزی کنید و البته کارهای حفاظتی ضروری را، وظایفی که آنها را نه می شود واگذار کرد و نه می شود از آنها اجتناب کرد.
سعی کنید این کارها را برای روز برنامه ریزی کنید زمانی که فعال تر و سازنده تر هستید -به عنوان مثال برخی از افراد هنگام صبح در پر انرژی ترین و کارآمد ترین حالت خود قرار دارند در حالی که دیگران بعدازظهر ها و عصر ها از تمرکز بالایی برخوردار اند. (مقاله ی ما را با این نام “آیا این یک کار صبحگاهی است؟” می تواند به شما کمک کند بهترین زمان تان را در طی روز مشخص کنید.)

گام چهارم :زمان تصادفی را برنامه ریزی کنید

سپس زمان اضافی را برنامه ریزی کنید
برای پرداختن به کارهای تصادفی و اورژانسی. تجربه به شما می گوید که چه میزان زمان اختصاص دهید -به طور کلی هر اندازه که شغل شما پیش بینی نشده باشد، شما به زمان تصادفی بیشتری نیاز دارید. (اگر شما این زمان را در برنامه تان لحاظ نکردید، کارهای اورژانسی همچنان پیش می آیند و شما تا دیروقت کار خواهید کرد.)

تداخل های پی در پی می توانند زمان شما را نابود کنند و آن را تمام کند. یادگیری چگونگی مدیریت آنها (تداخل ها) می تواند به شما کمک کند میزان زمان تصادفی را که در نظر می گیرید، کاهش دهید. پیش بینی برخی تداخل ها سخت است اما در برنامه تان فضای خالی لحاظ کنید که به شما انعطاف‌پذیری می دهد که به آن نیاز دارید برای برنامه ریزی کردن و واکنش نشان دادن به موضوعات مهمی که پیش می آیند.

گام پنجم :برنامه ریزی کردن زمان اختیاری

فضایی که شما در برنامه ریزتان خالی قرار داده اید، زمان اختیاری ست :زمانی که قابل استفاده است برای برای انجام دادن و رسیدگی کردن به اولویت هایتان و تحقق اهداف تان. لیست کارهای اولویت بندی شده و اهداف شخصی تان را مرور کنید، زمانی را که برای رسیدن به آنها نیاز دارید ارزیابی کنید و برنامه ریزی کنید.

گام ششم :فعالیت هایتان را تجزیه و تحلیل کنید

اگر تا زمانی که به گام پنجم می رسید، متوجه شدید که زمان اختیاری کمی دارید یا اصلا چنین زمانی ندارید، باید برگردید به گام دوم، سوم و چهارم و این سوال را از خودتان بپرسید که آیا همه ی وظایفی که به آنها وارد شدید، ضروری هستند. این ممکن است به آن معنا باشد که بعضی فعالیت ها می توانستند واگذار شوند یا در یک راه کار زمانی موثری به آنها پرداخته شود.

یکی از مهم ترین روش هایی که شما با استفاده از آن می توانید موفق شوید عبارت است از به حداکثر رساندن قدرتی که شما می توانید با با زمان تان به آن دست پیدا کنید. با واگذار کردن با افراد دیگر، حجم کاری را که می توانید انجام دهید، افزایش دهید. وظایف کلیدی را برون سپاری کنید و یا از تکنولوژی استفاده کنید برای اینکه تا جایی که ممکن است کارتان را اتوماتیک کنید. این کار به شما آزادی می دهد که بتوانید به اهداف تان برسید.

اگر شما متوجه شدید که زمان اختیاری تان همچنان محدود است شاید شما باید در مورد حجم کارتان مجدداً مذاکره کنید یا اینکه درخواست کمک کنید. از برنامه ریزی جدیدی که آماده کرده اید به عنوان مدرکی برای تعهدات سنگین تان استفاده کنید. این به رئیس شما ثابت می کند شما چقدر مرتب و منظم هستید و شاید او را برای پذیرفتن درخواست تان متقاعد کنید!

نکات کلیدی

برنامه ریزی پروسه ایی است که در آن شما مشخص می کنید چگونه از زمان تان استفاده کنید. انجام دادن این کار به خوبی (خوب برنامه ریزی کردن) می تواند اثر گذاری و کارآمد بودن شما را به حداکثر برساند و سطح استرس شما را کاهش دهد.

برای تهیه برنامه تان پروسه ی زیر را دنبال کنید :

1-زمان قابل استفاده تان را مشخص کنید
2-وظایف ضروری را طراحی کنید وظایفی که باید انجام دهید تا در کارتان موفق شوید.
3-فعالیت های ضروری با اولویت بالا را برنامه ریزی کنید و همچنین فعالیت های ضروری مربوط به خانه داری را نیز برنامه ریزی کنید.
4-زمان اختیاری مناسب را طراحی کنید برای اینکه بتوانید تداخل ها و وقایع غیر قابل پیش بینی را کنترل کنید.
5-فعالبت هایی را برنامه ریزی کنید که به اولویت ها و اهداف شخصی شما می پردازند در زمانی که باقی مانده است.
6-فعالیت هایتان را تجزیه و تحلیل کنید به منظور مشخص کردن وظایفی که می توانند واگذار شوند،برون سپاری شوند یا اینکه همه با هم حذف شوند.

برنامه ریزی موثر و کارآمد

مهم است که در برنامه شما زمانی لحاظ شود برای تحقق اهداف شخصی و حرفه ایی شما. هنگامی که به گام پنجم می رسید اگر زمان اختیاری کمی دارید یا اصلا این وقت را ندارید ، وظایف تان را باز بینی کنید برای اینکه بفهمید آیا می شود آنها را به شکل متفاوتی انجام داد -در غیر این صورت تعادل میان کار و زندگی شما آسیب می بیند.