مهارت شناخت سارقان زمان
٩ سارقان زمان پیرامون ما را همواره احاطه نموده اند. در ادامه در مورد این سارقان زمان بحث خواهیم کرد.
١. تعارفات بیش ازحد:
از جمله سارقان زمان، تعارفات بیش ازحد و فقدان شهامت نه گفتن است. به همین خاطر آدمی اسیر این سارق بزرگ زمان و فرصت‌ها میگردد.
چون نمی‌تواند جواب رد یا نفی بدهد، لذا حتی این استیصال و درماندگی بر روح، روان وجسم آنها اثر میگذارد.
اکثر افراد شکست خورده در برنامه‌ها با انبوهی از کارهای نیمه تمام و فعالیتهای زخمی رو در رویند. این دسته از افراد اسیر این سارق احساسی هستند.
روانشناسان میگویند:
“بعضی از مردم نمی‌دانند (یا نمی‌توانند) که چگونه، چه زمانی، به چه شیوه ای پاسخ منفی بدهند و تنها راهی که برای پاسخ منفی دادن بلد هستند بیمار شدن است. “
٢. تلفن و اینترنت
تلفن و اینترنت ابزارهای ضروری و وسایل ارتباط حیاتی در زندگی امروز هستند اما نحوه استفاده صحیح و حساب شده از آنها بهره وری را دو چندان میکند و آنها را به عنوان تسهیل گر تبدیل میکنند، اما استفاده غلط از تلفن و اینترنت میتواند جزو سارقان زمان باشد. اعتیاد به گوشی های تلفن همراه و البته اعتیاد به اینترنت یکی از دغدغه های امروز در افراد است
گفتگوهای طولانی و حاشیه روی های بی مورد و حتی دفعات استفاده غیرضروری باعث ضایعات زیادی از جمله: خستگی روانشناختی، انقطاع کار، عصبانیت، ابهام و تحلیل جسمانی میگردد.
نکته دیگر این که وقفه‌هایی که تلفن‌های غیر ضروری در کار به وجود می آورند، موجب هدر رفتن وقت میگردد.
٣. ملاقات کنندگان:
در منزل، محیط کار، خیابان و محیط های دیگر اجتماعی با افراد گوناگون در تعامل و دیدار و صحبت هستیم ولی بعضی از افراد فرصت های مرده خویش را برای ملاقات با ما انتخاب میکنند که چه بسا ما در اوج مشغله بوده و نیاز شدیدی به تمرکز داشته باشیم به همین جهت بسیاری ملاقات‌ها عامل سرقت زمان وکشتن وقت است.
۴. اطلاعات اضافی:
اغلب ما چه در ذهن و چه درمحیط کار و یا میزکار و درمنزل با اطلاعات، یاد داشت ها و مطالب اضافی رودر رو هستیم.
مقدار فراوانی مدارک، نامه‌ها و کاغذهای اداری ما را احاطه کرده است و بی نظمی در این مورد وقت زیادی را جهت بررسی و گاه مراجعات مکرر و بیهوده تلف میکند که به نحوی سارقان زمان هستند، لذا باید اطلاعات کیفی موجود به صورت دسته بندی شده و نه بسته بندی در جای مناسب قرار داده شوند و اطلاعات کمی نیز باید به صورت فهرست، نمودار، جدول وغیره خلاصه شوند تا در مراجعات ضروری بعدی مجبور به کنترل همه اطلاعات و اتلاف وقت نشویم.
۵. خود محوری:
از عمده ترین سارقان زمان خود محوری و خود را قطب و ناظر و فاعل همه کارها دانستن است، حال این که در انجام کارها از تفویض اختیار، کمک از همکاران و دوستان میتوان استفاده نمود. گاه افراد به دلیل کمالگرایی و تأکید بر درست انجام دادن کار ها، ترجیح می دهند تا همه کارها را خود به تنهایی انجام دهند.
خود محوری هم سارق زمان است و هم مخل اعصاب و عامل تنش‌های روانشناختی شدید میگردد.
انسانهایی که در امور، خود محور باشند در انبوهی از اطلاعات دست و پا میزنند و دائماً اعلام میکنند که کمبود وقت دارند.
لذا متخصصین برنامه ریزی میگویند:
“خود را درگیر کارهایی که دیگران نیز می‌توانند انجام دهند یا باید انجام دهند نکنید”.
۶. عدم تقسیم انرژی:
همه ما انسانها در طی شبانه روز ظرفیت‌هایی داریم وانرژی تعریف شده و محدودی را میتوانیم مصرف نماییم، لذا شایسته است که با توجه به امور و وظایف و فعالیتهای مان انرژی خود را تقسیم نماییم.
استفاده مؤثر از وقت به میزان تقسیم صحیح انرژی در طی شبانه روز بستگی دارد.
بسیاری افراد از ساعات اولیه صبح مثلا ساعت ٨صبح تا١١صبح، فوق العاده انرژی مصرف می کنند تا جایی که انرژی جایگزین هم نمی‌تواند آنها را برای فعالیتهای بعدی آماده کند و علاوه بر آن، استهلاک روانشناختی آنها را بی حال میکند، لذا ساعات باقیمانده در طی شبانه روز تحت تأثیر این خستگی مفرط و طاقت فرسا عملا تلف میگردند، لذا این تندی و خستگی به سرقت زمان‌های باقیمانده می انجامد.
٧. عدم اولویت گذاری:
از سارقان زمان عمده نداشتن فهرستی ازکارها بر اساس رتبه تفصیلی اولویت هاست.
عملا ما روزانه با بسیاری از امور سر و کار داریم که سه حالت دارند:
١. امورضرب الاجلی و سریع.
٢. امور و کارهای روزانه متوسط.
٣. امورعادی و معمولی.
اگر اولویت گذاری صحیحی صورت نگیرد، وقت زیادی را صرف موضوعات جزئی و بی اهمیت میکنیم و در نتیجه نمی‌توانیم به قدر کافی روی وظایف عمده و حساس متمرکز شویم. هر چه با مهارت اولویت بندی بیشتر آشنا شوید، مدیریت زمان مؤثرتری خواهید داشت.
داشتن یک دفترچه کوچک جهت یادداشت سه دسته امور امری ضروری و مفید است.
این سه شامل:
١. امور بسیارضروری
٢. امور متوسط
٣. امور معمولی
بعضی حتی برای صرفه جویی بیشتر در وقت، نکات مهم را به صورت علائم (نمادین) در کنار روز یا ساعت مشخص میکنند.
به طور مثال ساعت ٨ صبح جهت پرداخت قبض برق، عکس لامپ و برای نوبت گرفتن از آرایشگر برای ساعت ۴ بعدازظهر تصویر ساده قیچی و برای خرید لوازم التحریر فرزندان در ساعات پایانی روز عکس یک دفتر یا کتاب را میکشند و غیره.
٨. نوع نگرش به زمان:
نوع نگرش به زمان گویای استفاده بهینه یا عدم استفاده صحیح از آن است.
نگرش روز، هفته، ماه به زمان، نوعی (سرقت پنهان) زمان است.
برای جلوگیری از این سرقت مخفیانه باید به زمان به عنوان دقیقه، لحظه و ثانیه نگاه کنیم.
برنامه ریزی دقیق زمان بندی شده یعنی نجات دادن وذخیره سازی وقت است و نتایج زیر از آن حاصل میگردد.
١. اهداف حرفه ای و شخصی سریع تر ومطمئن تر حاصل میگردند.
٢. عامل ذخیره وقت است.
٣. برای پیگیری تمام پروژه ها، کارها، وظایف و فعالیت ها وقت خواهید داشت.
۴. از فشارهای روزمره زندگی کاسته می شود و شما عادت‌ها و شیوه‌های روزانه قابل اتکای بیشتری در اختیار خواهید داشت.
عموما افراد موفق در مدیریت زمان خویش موفق بوده اند.
آنها از آنجا که فعالیتشان را تحت کنترل در می آورند تا در نتیجه (وقت بیشتری) برای کارهای اساسی داشته باشند همواره کامیاب میگردند.
راز موفقیت بسیاری از افراد موفق، استفاده بهینه وکارآمد از لحظات و فرصت‌های زندگی است (که بسیار محدودند) و به آنها اجازه میدهد تا:
نگرش جامع وفرا گیرداشته باشند.
روشمند برنامه ریزی کنند.
مراقبت از زمان رادرحد بالایی به عمل آورند.
به پیشرفت حرفه ای و شخصیتی خویش بپردازند.
در زندگی هماهنگ عمل کنند.
هر روزآمادگی بهتری برای انجام کارها نسبت به گذشته داشته باشند.
دارای خرسندی وتسلط در مواجهه با تمام بحران‌ها و حوادث غیرمترقبه باشند.
احساس مثبت بودن درپایان روز.
و بالاتر از همه زمان ذخیره وحفظ شده به وسیله رعایت برخی جوانب حاصل می‌نمایند.
٩. ابهام دراهداف و مقاصد:
از عوامل دیگر مؤثر در سرقت زمان ابهام در اهداف و مقاصد و غایات است.
مارک تواین می‌نویسد:
“اگر اهداف روشن نباشد، باید دو چندان زمان صرف نموده و دو چندان تلاش کرد.
“ مدیریت زمان از زاویه اهداف روشن وفعالیت‌های تعریف شده میگذرد چون اهداف افراد را به مبارزه میخوانند و محرک و مشوق فعالیتها هستند، برنامه ریزی مبتنی بر هدف، روشی بهینه و پاسخگو است.
شخصی که در برنامه‌های خویش اهداف آگاهانه و هوشمندانه دارد و آنها را پیروی میکند با استفاده ازانضباط وانگیزش شخصی، بعد جدیدی را در خویش به حرکت در میآورد که اصطلاحا به آن نیروهای ناخودآگاه گفته میشود.
اهداف و اولویت‌ها ارتباط تنگا تنگی با هم دارند. هر کسی که اهداف روشنی داشته باشد و این اهداف نسبت به سایر اهداف مهم تر باشند اولویت آنها بیشتر محسوس میگردد در نتیجه ابهام در اهداف و مقاصد نوعی غلطیدن در یکی از عوامل سرقت زمان است.
بعد از مطرح کردن ٩ سارق زمان باید بگوییم که برای بهسازی وکیفی کردن برنامه ها این شعارها را فراموش نکنید که همیشه برنامه‌های تان را روی کاغذ بیاورید ما حتی در طبیعت مشق میکنیم، زمین را خط کشی، دانه پاشی، نهربندی (جوی و پشته) و سپس (کاشت، داشت، برداشت) محصول این پروسه است.
در ضمن مراقبت و سمپاشی نشان دهنده دقت وحذف یا تغییر و اصلاح است.
زمان بهار زندگی است و برنامه بذرفرصت هاست، لذا هر کسی در بهار به موقع نکارد، در پاییز درو نخواهد کرد.
در نتیجه هر چه وقت خود را بهترسازماندهی کنیم (برنامه ریزی )، بهتر میتوانیم از آن، جهت دستیابی به اهداف شخصی و شغلی و حرفه ای استفاده کنیم. باز تاکید میکنیم:
برنامه ریزی نجات دادن و بهره وری صحیح از وقت و فرصتهاست.
